Kohtule esitatakse dokumente eesti keeles ja üldiselt vabas vormis.
Vormistusnõuded kehtivad elektroonilistele dokumentidele ja paberdokumentidest majandusaasta aruannetele.
Kohtule esitatavate dokumentide vormistusnõuded on kehtestatud justiitsministri 28.12.2005 määrusega nr 59 "Kohtule dokumentide esitamise kord".
Kui valite elektroonilise ja paberil esitamise vahel, siis soovitame võimalusel esitada ühe asja kohta kõik dokumendid vaid ühel viisil. Kui see ei ole võimalik, soovitame esitada elektroonilised ja paberdokumendid võimalikult ühel ajal ja tähistada nii, et neid osataks kohtus kokku panna. Vastasel korral võib kohus leida, et osa ettenähtud andmeid on puudu. Siis lükatakse asja sisuline läbivaatamine edasi.
Kui elektroonilise dokumendipaki esitamist segab see, et mõni vajalik dokument on paberdokument, siis võite pöörduda notari poole. Notar võib kinnitada elektroonilise ärakirja, sh skaneeritud koopia, õigsust. Ka vandetõlgilt võite tema kinnitatud tõlke ja tõlgitava dokumendi ärakirju saada elektroonilisel kujul.
E-toimiku kaudu dokumentide esitamisel on oluline teada:
- ühe menetlusdokumendi maht on kuni 200 megabaiti. Korraga esitatavate menetlusdokumentide kogumaht ei või ületada 250 megabaiti;
- dokumendi formaadina aktsepteeritakse enamusi üldlevinud formaate, sh ka pildi- ja videofaile (täpsem loetelu kohtule dokumentide esitamise korra § 203 lg-s 22);
- dokument ei tohi sisaldada muutuvaid osi (sisu muutvaid linke);
- esitatavad dokumendid peavad olema digitaalselt allkirjastatud, allkirjastada saab ka e-toimiku süsteemis;
- e-toimiku süsteemi kaudu menetlusdokumendi esitamisel saab esitaja automaatse vastuvõtukinnituse dokumendi laekumise kohta kohtule;
- e-toimiku kaudu ei saa esitada kohtule menetlusdokumente, mis sisaldavaid riigisaladust või lapsendamissaladust ja menetlusdokumente, mis on piiratud juurdepääsuga teabe sisaldamise tõttu krüpteeritud.
E-postiga digitaalallkirjastatud dokumentide esitamisel kohtule tuleb panna tähele, et:
- e-kirja mahupiiriks on 20 megabaiti, seda ületav kiri tuleb poolitada;
- digitaalallkirjastamiseks tuleb kasutada AS Sertifitseerimiskeskuse tarkvara Digidoc Client;
- dokument peab olema formaadis txt (Text), rtf (Rich Text Format), pdf (Portable Document Format) või odf (Open Document Format);
- dokument peab olema loetav Adobe Readeri või Microsoft Wordi tarkvara abil;
- dokument ei tohi sisaldada muutuvaid osi (kirja sisu muutvaid linke).