Kantselei juhataja

Kinnitatud Tartu Ringkonnakohtu

kohtudirektori käskkirjaga

15. juuli 2008 nr 17

Kantselei juhataja

AMETIJUHEND

1.  Üldosa

1.1.  Tartu Maakohus Võru kohtumaja.

1.2.  Kantselei juhataja.

1.3.  Kantselei juhataja on kohtudirektori poolt ametisse nimetatav vanemametnik.

1.4.  Kantselei juhataja allub vahetult Tartu Ringkonnakohtu kantselei juhatajale.

1.5.  Kantselei juhatajale alluvad nooremreferent ja arhivaar.

1.6.  Kantselei juhatajat asendab tema äraolekul Tartu Maakohtu Võru kohtumaja nooremreferent.

1.7.  Kantselei juhataja asendab ajutiselt äraolevat Tartu Maakohtu Võru kohtumaja nooremreferenti.

1.8.  Kantselei juhataja tööaeg on esmaspäevast reedeni kella 8.00-st kuni 17.00-ni. Lõunavaheaeg on 60 minutit.

2.  Ametikoha eesmärk

2.1. Kantselei juhataja ametikoha eesmärk on kodanike vastuvõtt kantseleis, õigusemõistmise ja struktuuriüksuste sujuva töö tagamine, kohtuasjade registreerimise, arvestuse, nende apellatsioonikohtule või täiendavale uurimisele saatmise ja nende asjade kohta info sisestamine kohtuinfosüsteemi (edaspidi KIS), kohtulahendite väljastamise ja kohtutoimikute arhiveerimiseks korrastamise kaudu. Lisaks eeltoodule Tartu Maakohtu Võru kohtumaja nooremreferendi koolitamine ja nõustamine kas pideva juhendamise või perioodiliste loengute vormis ning asenduse organiseerimine või ise asendamine, Tartu Maakohtu Võru kohtumajas praktikal viibivate praktikantide juhendamine ja juhendist „kohtute infosüsteemi kinnipidamine“ täitmine.

3.  Teenistuskohustused

Kantselei juhataja:

3.1.  Nõustab tööalaselt Tartu Maakohtu Võru kohtumaja nooremreferenti ja KIS-iga seotud küsimustes juhendab ka teisi Tartu Maakohtu Võru kohtumaja töötajaid.

3.2.  Koolitab uusi nooremreferente kas pideva juhendamise või perioodiliste loengute vormis.

3.3.  Selgitab välja ja edastab Tartu Ringkonnakohtu kantselei juhatajale kohtuteenistujate koolitusvajaduse.

3.4.  Registreerib KIS-is sissetulnud kohtumenetlusega seotud dokumendid, mis edastatakse asja menetlevale kohtunikule/kohtuistungisekretärile, vajadusel laenutab arhiivist kohtutoimiku.

3.5.  Registreerib esmakordselt ja uuesti läbivaatamisele tulevad menetlusdokumendid programmis KIS, loob uue menetluse KIS-is, sisestab menetlusosaliste kontaktandmed ja määrab koheselt ka menetleja.

3.6.  Sisestab programmi KIS järgmised andmed: kohtuasja suunamine, eraldamine, liitmine, kohtulahendite jõustumine ja metaandmete märkimine.

3.7.  Kontrollib hagiavalduse ja kaebuse (jm) lisade olemasolu.

3.8.  Hagiavalduse või hagita menetluses avalduse kohtusse saabumisel koostab tsiviilasja toimikud.

3.9.  Uueks arutamiseks II ja III astme kohtust saadetud kohtuasjale teeb KIS-is uue menetluse loomise kinnitamise.

3.10.  Jagab telefonitsi, e-postiga, kirja teel ja kohtu kantseleis esmast informatsiooni kohtumenetluse käigu ja kohtuistungite toimumise kohta.

3.11.  Võimaldab juurdepääsu tema valduses olevale avalikule teabele ning avalikustab ja väljastab avalikku teavet seadustega sätestatud korras ja ulatuses.

3.12.  Vastab teabenõuetele ja päringutele, väljastab protsessiosalistele, nende esindajatele või kaitsjatele dokumente toimikutest ja kinnitatud ärakirju.

3.13.  Edastab ekslikult kohtule esitatud dokumendid vastavalt kohtualluvusele.

3.14.  Võtab vastu taotlusi (suulisi või kirjalikke) kohtutoimikuga tutvumiseks ja edastab need taotlused kohtunikule, kes otsustab, millal on võimalik kohtutoimikuga tutvuda.

3.15.  Saades kohtunikult toimiku, veendub, et toimik on tutvumiseks korras. Kõik dokumendid köidetud, leheküljed nummerdatud jne.

3.16.  Suunab toimikuga tutvuda soovija selleks ettenähtud kohta kantseleis.

3.17.  Tutvumise järgselt võtab isiklikult vastu toimiku ja veendub toimiku esialgses korras olekus. Veendub, et toimikuga tutvunud isik ei ole kuritarvitanud temale antud toimikuga tutvumise õigust. Toimikuga tutvumise taotluse (avalduse) lisab toimikusse.

3.18.  Järgib menetlusseadustikes sätestatud tähtaegu.

3.19.  Vastavalt menetlusseadustikes sätestatud tähtaegadele kontrollib väljastusteadete alusel kohtulahendite kättetoimetamist.

3.20.  Hangib kohtusse tagastamata ja tähtaja möödumisel tagastatud väljastusteadete kohta informatsiooni. Vajadusel valib mõne muu menetlusdokumendi kättetoimetamise viisi.

3.21.   Kontrollib kohtuotsuste ja –määruste jõustumist ja kannab jõustunud kohtuotsuste ja –määruste originaalidele vastava märke ning sisestab metaandmed andmebaasi KIS.

3.22.  Väljastab menetlusdokumentide koopiad menetlusseadustikes ja avaliku teabe seaduses sätestatud alusel.

3.23.  Väljastab kohtu kantseleis pärast kohtulahendi kohtukoosseisu poolt teatavaks tegemist seaduses ettenähtud korras kohtuotsuse või –määruse koopia ja seaduses ettenähtud juhul teatavaks tehtud kohtulahendi tõlke menetlusosalistele.

3.24.  Jälgib, et istungisekretärid edastaksid kohtutoimikud peale lõpplahendi kuulutamist kohe kantseleisse ja kontrollib lõpplahendite ülesse laadimist programmi KIS.

3.25.  Saadab kohtutoimikud Tartu Ringkonnakohtusse viivitamata pärast üleandmisnõude saamist.

3.26.  Edastab Kohtute Raamatupidamiskeskusele riigituludesse esitatud nõuded.

3.27.  Määruskaebuse kohtusse saabumisel:

3.27.1.  Kontrollib kohtusse saabunud määruskaebuse tähtaegsust.

3.27.2.  Väljastab määruskaebuse menetlusse võtmise otsustamise kohta määrused ja vormistab vastuse nõuded määruskaebusele.

3.27.3.  Väljastab menetlusosalistele vastused määruskaebusele.

3.27.4.  Väljastab määruskaebuse käiguta jätmise määrused ja kontrollib puuduste kõrvaldamiseks antud tähtaegadest kinnipidamist.

3.27.5.  Saadab lahendamiseks toimiku/toimiku materjalid koos määruskaebusega Tartu Ringkonnakohtule.

3.28.  Annab kodanikele informatsiooni menetlusseadustikes esitatud nõuetele vastava hagiavalduse või kaebuse esitamiseks.

3.29.  Korrastab nõuetekohaselt arhiveerimisele kuuluvad kohtudokumendid.

3.30.  Edastab välisriigi kohtust saabunud dokumendid adressaadile.

3.31.  Peab tööajaarvestuse tabeli

3.32.  Koostab puhkusegraafiku.

3.33.  Tellib kantseleitarbed.

3.34.  Kasutama heaperemehelikult tema kasutusse antud vara

3.35.  Täidab kohtu esimehe, kohtudirektori ja Tartu Ringkonnakohtu kantselei juhataja ühekordseid korraldusi. Kantselei juhataja töö iseloomust või selle üldisest käigust tulenevaid ülesandeid täidab erikorralduseta.

3.36.  Teenistuskohustuste täitmisel kohustub kantselei juhataja:

3.36.1.  Hoidma teenistuskohustuste täitmisel talle teatavaks saanud asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teavet ja ametisaladust.

3.36.2.  Kinni pidama Tartu Maakohtu kodukorrast ja Võru kohtumaja sisekorrast, järgima töödistsipliini ja juhinduma teistest kohtu tegevust korraldavatest õigusaktidest.

3.36.3.  Kasutama heaperemehelikult tema kasutusse antud vara.

3.36.4.  Osalema Justiitsministeeriumi kohtuhaldustalituse, kohtudirektori või Tartu Ringkonnakohtu kantselei juhataja poolt määratud ametnikele mõeldud koolitusel.

3.36.5.  Rakendama tööks ette nähtud arvutiprogramme ja andmebaase.

4.  Vastutus

Kantselei juhataja vastutab:

4.1.  Käesolevas ametijuhendis fikseeritud teenistuskohustuste õigeaegse, korrektse ja täpse täitmise eest.

4.2.  Teenistuse tõttu teatavaks saanud riigi- ja ärisaladuse, teiste inimeste perekonna- ja eraellu puutuvate andmete ning muu juurdepääsupiirangutega saadud informatsiooni hoidmise eest.

4.3.  Avaliku teenistuse seadusega ametnikele seatud piirangute rikkumise eest.

4.4.  Teenistuskohustuste süülise rikkumisega tekitatud kahju eest.

4.5.  Avalikustamisele kuuluva teabe avalikustamise ja teabenõuete täitmise eest.

4.6.  Tema kasutusse antud kohtu vara heaperemeheliku kasutamise eest.

5.  Õigused

Kantselei juhatajal on õigus:

5.1. Saada ja kasutada teenistusülesannete täitmiseks vajalikku informatsiooni ja dokumente.

5.2. Saada ametikohal töötamiseks vajalikku erialast- ja täiendkoolitust.

5.3. Saada teenistusülesannete täitmiseks vajalikke töövahendeid, arvuti- ja kontoritehnikat ning tehnilist abi nende kasutamisel.

5.4. Teha kohtumaja juhile ja/või Tartu Ringkonnakohtu kantselei juhatajale oma pädevusse kuuluvas valdkonnas ettepanekuid töö paremaks korraldamiseks.

6.  Ametikohale esitatavad nõuded

6.1.  Kõrgharidus.

6.2.  Eelnev töökogemus õiguskaitseasutustes sekretärina või referendina.

6.3.  Eesti keele oskus kõrgtasemel ja vene keele oskus kesktasemel.

6.4.  Tööks vajalike arvutiprogrammide – Word, Internet, Outlook – ja bürootehnika kasutamise oskus.

6.5.  Suhtlemisoskus.

6.6.  Viisakus ja hea käitumistavade järgimine.

6.7.  Algatusvõime ja loovus, loogilisus ja analüütilisus, sealhulgas võime välja töötada uusi lahendusi, muudatusi algatada, omaks võtta ja ellu viia.

6.8.  Korrektsus, täpsus, süsteemsus, tasakaalukus ja usaldusväärsus.

6.9.  Kohusetundlikkus, otsustus- ja vastutusvõime, sh suutlikkus iseseisvalt vastu võtta otsuseid oma ametikoha pädevuse piires, võime ette näha otsuste tagajärgi ja vastutada nende eest.

6.10.  Töövõime, sh võime stabiilselt ja tulemuslikult töötada ka pingeolukorras, efektiivselt kasutada aega.

6.11.  Avalikku teenistust ja kohtute tööd reguleerivate õigusaktide tundmine.

6.12.  Teeninduskultuuri aluste tundmine ning oskus vältida ja lahendada konfliktsituatsioone.

7.  Ametijuhendi muutmine

Käesolevat ametijuhendit võib muuta juhtudel, kui muudatuse aluseks on kehtivad õigusaktid või vajadus tööd ümber korraldada. Ametijuhendi muutmisel arvestatakse võimaluste piires ka ametniku ettepanekutega.