Arhivaar

Kinnitatud Tartu Ringkonnakohtu

kohtudirektori käskkirjaga

16. juulist 2008 nr 18

Arhivaari

AMETIJUHEND

1.  Üldosa

1.1.  Tartu Maakohus Võru kohtumaja.

1.2.  Arhivaar.

1.3.  Arhivaar on kohtudirektori poolt ametisse nimetatav vanemametnik.

1.4.  Arhivaar allub vahetult Tartu Maakohtu Võru kohtumaja kantselei juhatajale (edaspidi kantselei juhataja).

1.5.  Arhivaaril alluvad puuduvad.

1.6.  Arhivaari asendab tema äraolekul Tartu Maakohtu Võru kohtumaja nooremreferent või kantselei juhataja korraldusel mõni muu sama kohtumaja ametnik.

1.7.  Arhivaar asendab kantselei juhataja korraldusel ajutiselt äraolevat sama kohtumaja nooremreferenti, vajadusel kantselei juhatajat.

1.8.  Arhivaari tööaeg on esmaspäevast reedeni kella 8.00st kuni 12.00ni.

2.  Ametikoha eesmärk

2.1. Arhivaari ametikoha eesmärk on Tartu maakohtu Võru kohtumaja asjaajamistoimikute vastuvõtmine, korrastamine, säilitamine ja avalikku arhiivi üleandmine ja täitearhiivi pidamine ja juhendist „kohtute infosüsteemi täitmine“ kinnipidamine.

3.  Teenistuskohustused

Arhivaar:

3.1. Vastab teabenõuetele ja päringutele, väljastab protsessiosalistele, nende esindajatele või kaitsjatele dokumente toimikutest ja  kinnitatud ärakirju.

3.1.1. Otsib paberkandjal, elektronposti (edaspidi e-post) või sõnumi (edaspidi msn) teel, telefonitsi  ja kohtus esitatud  päringute (avalduste) alusel välja kohtuotsuse.

3.1.2.   Teeb kohtuotsusest koopia, koopia puudumisel trükib originaali järgi.

3.1.3  Kontrollib, et otsusel oleks peal jõustumismärge ja vajadusel ka muudatused.

3.1.4  Kinnitab koopia õigsust ning lisab pitsatijäljendi.

3.1.5  Koostab saatekirja.

3.2. Teatiste koostamine

3.2.1.Vastavalt laekunud avaldusele kontrollib andmeid trahvi või muu rahalise nõude tasumise kohta.

3.2.2  Koostab kohtu plangile teatise trahvi või muu nõude tasumise kohta.

3.2.3  Allkirjastab teatise ning varustab selle pitsatijäljendiga.

3.2.4  Vastavalt laekunud avaldusele kontrollib toimikust avaldaja abielueelset nime.

3.2.5  Koostab abielueelse nime kohta teatise.

3.2.6  Allkirjastab teatise ning varustab selle pitsatijäljendi

3.3   Allkirjastatud posti ja saadetiste edastamine kantseleisse

  3.3.1.Viib allkirjastatud posti kohtumaja kantseleisse kehtestatud kindlateks kellaaegadeks.

3.4. Toimikute arhiivi vastuvõtmine

3.4.1. Kontrollib ükshaaval arhiivi antavate toimikute vastavust üleandmisnimekirjale.

3.4.2  Mittevastavuse korral koostab vajadusel akti.

3.4.3  Paigutab toimikud riiulitele.

3.4.4  Sõltuvalt toimikute paigutamise viisist koostab vajadusel toimikupakkidele viited.

3.4.5  Koostab toimikute paigutuse kohta viited riiulitele.

3.5  Kohtutoimikute laenutamine

3.5.1  Toimiku kohtumajast väljastamine

3.5.1.1   Õigustatud järelpärimise korral otsib välja toimiku.

3.5.1.2   Kannab vastavasse registrisse toimiku väljastamiseks vajalikud andmed.

3.5.1.3   Ettenähtud juhtudel pöördub asja menetlenud kohtuniku, kohtumaja juhi või kohtuesimehe poole seisukoha saamiseks.

3.5.1.4   Koostab järelpärimisele vastuse (kas keeldumise või saatekirja, mille lisab toimikusse).

3.5.1.5   Toimiku väljastamiseks viib toimiku koos saatekirjaga kantseleisse.

3.5.2  Toimiku kohtuarhiivist väljastamine majasiseseks tutvumiseks

3.5.2.1. Otsib välja toimiku.

3.5.2.2 Kannab vastavasse registrisse informatsiooni toimiku laenutamise ja selle tagastamise kohta.

3.6.  Kohtutoimikute korrastamine

3.6.1  Arhivaalide hävitamiseks eraldamine

3.6.1.1  Eemaldab hävitamisele kuuluvast toimikust kohtuotsused ja originaaldokumendid (v.a. lahutatud abielu puhul abielutunnistus).

3.6.1.2   Koondab kohtuotsused ühte kohta.

3.6.1.3   Koondab originaaldokumendid ühte kohta ja kannab need registrisse.

3.6.1.4. Koostab hävitamisele kuuluvatest toimikutest hävitamisakti.

3.6.1.5.  Edastab hävitamisakti kavandi avalikule arhiivile arvamuse saamiseks.

3.6.1.6. Pärast arvamuse saamist avalikult arhiivilt vormistab hävitamisakti.

3.6.1.7. Registreerib hävitamisakti.

3.6.1.8. Kannab hävitamisakti kuupäeva ja numbri kohtutoimikute kohtuarhiivi üleandmise nimekirja.

3.6.1.9. Teavitab kantselei juhatajat vajadusest kutsuda kohale makulatuuri hävitamiseks teenuse  osutaja.

3.6.1.10 Pärast arhivaalide hävitamist täiendab hävitamisakti ning paigutab akti selleks ettenähtud  toimikusse.

3.6.2  Toimikute korrastamine alatiseks säilitamiseks

3.6.2.1. Kontrollib alatise säilitustähtajaga kohtutoimiku lehtede nummerdamist ning vajadusel korrigeerib seda.

3.6.2.2.  Koostab toimiku lõppu kinnituskirje.

3.6.2.3.  Kui toimiku kaanel on informatsioon puudulik, täiendab seda.

3.6.2.4.  Kui toimikukaaned vajavad parandamist, parandab neid (või vahetab kaaned).

3.6.2.5. Koostab nimistu ja kannab sinna alatise säilitustähtajaga toimikud.

3.6.2.6. Paigutab alatise säilitustähtajaga toimikud karpidesse.

3.6.2.7  Vormistab karbi pealdise.

3.6.2.8  Paigutab karbid riiulisse.

3.6.2.9 Koostab toimikute paigutuse kohta viited riiulitele.

3.6.2.10.Kui teatud aastakäigu kõik lühiajaliseks säilitamiseks mõeldud kohtutoimikud on hävitatud, moodustab kohtuotsustest alatise säilitustähtajaga toimiku.

3.6.2.11 Õmbleb otsused uute kaante vahele (või kasutab nöörkinnisega kaasi).

3.6.2.12 Toimiku algusesse paigutab kõigepealt valge lehe ja seejärel sisujuhise.

3.6.2.13 Toimiku lõppu paigutab kinnituskirje.

3.6.2.14 Nummerdab toimiku lehed.

3.6.2.15 Täidab sisujuhi ja kinnituskirje.

3.6.2.16 Vormistab toimiku kaane.

3.6.2.17 Korrastades ühe aastakäigu kohtutoimikuid vormistab alatiseks säilitamiseks ka  vastava tähestikulise registri (alfabeedi).

3.6.2.18 Kui kaaned kahjustatud, parandab neid võimaluste piires. Tugevate kahjustuste korral õmbleb registrile uued kaaned.

3.6.2.19 Nummerdab lehed.

3.6.2.20 Kleebib tagakaanele kinnituskirje lehe.

3.6.2.21 Vormistab kinnituskirje.

3.6.2.22 Vormistab kaane.

3.6.2.23 Alatise säilitustähtajaga asjaajamistoimikute korrastamisel eemaldab dokumendid metallkinnistega kaante vahelt.

3.6.2.24 Kui dokumendid pole kronoloogilises järjekorras, paigutab need ringi.

3.6.2.25 Õmbleb toimiku dokumendid uute kaante vahele (või kasutab nöörkinnisega kaasi).

3.7  Arhivaalide loetelu, olemikontroll ja aruandlus

3.7.1. Arhivaalide loetelu täitmine

3.7.1.1   Täiendab arhivaalide loetelu igal aastal teistelt kohtuametnikelt saadud aruannete põhjal.

3.7.1.  Olemikontroll

3.7.1.1.Igal aastal kontrollib üle väljastatud toimikud, fikseerib uue tagastamise tähtaja.

3.7.1.2. Iga viie aasta tagant kontrollib üle alatise säilitustähtajaga arhivaalide olemasolu ning koostab olemikontrolli akti.

3.7.1.3. Iga kümne aastat tagant kontrollib kõigi toimikute olemasolu ning koostab olemikontrolli akti.

3.7.2.  Aruandlus

3.7.2.1.Koostab iga aasta 1. aprilliks aruande Arhiiviregistrile ning väljastab selle.

3.8.  Tegevused täitearhiiviga

3.8.1.  Tegevused vanglast tagastatud täite-dokumentidega

3.8.1.1. Kinnipeetava vabanemisel tagastavad vanglad kohtule need riiginõudega täitedokumendid, mis on jäänud reformi käigus täiturile kohustuslikus korras jagamata ning kõik eranõuded.

3.8.1.2. Kui tegemist on oma kohtumaja lahendist tuleneva riiginõudega, kontrollib arhivaar, kas täitedokumentide juures on jõustumismärkega ja kinnitatud lahend. Lahendi puudumisel lisab selle dokumentidele.

3.8.1.3.  Edastab nõude täiturile.

3.8.1.4. Eranõuetega täitedokumentide puhul kontrollib, kas tegemist võlgniku elukohajärgse kohtuga.

3.8.1.5. Kui võlgniku elukoht teises piirkonnas, koostab saatekirja ja edastab dokumendid vastavale kohtumajale.

3.8.1.6. Kui oma kohtumaja lahendist tuleneva eranõude puhul tunneb võlanõudjaga huvi võla kättesaamise vastu, tutvustab arhivaar talle täitetoimiku üleandmise avalduse vormi leidmise võimalusi Justiitsministeeriumi kodulehel www.just.ee (valida Õigusteenused, Kohtutäiturid, Täitetoimiku üleandmise avaldus arhiivist kohtutäiturile).

3.8.1.7. Kui võlanõudja on täidetud avalduse esitanud, teeb arhivaar sellest koopia.

3.8.1.8. Kinnitab täitetoimiku üleandmise avalduse koopia õigsust allkirja ja pitsatiga.

3.8.1.9. Otsib välja täitetoimiku (vajadusel lisab sellele jõustumismärkega kinnitatud lahendi koopia).

3.8.1.10.  Koostab dokumentide täiturile edastamiseks saatekirja, lisab sellele koopia täitetoimiku üleandmise avaldusest ning kõik asjasse puutuvad täitedokumendid.

3.8.1.11.  Kannab informatsiooni täitetoimiku väljastamise kohta vastavasse registrisse (kindlasti võlgniku nime, täituri, kellele dokumendid edastatakse ja edastamise kuupäeva).

3.8.2. Tegevused asutustest tagastatud täitedokumentidega

3.8.2.1. Kui võlgnik tasus elatusraha töökoha kaudu ning lahkub ametist, saadab antud asutus täitedokumendid kohtule.

3.8.2.2. Tegevused sarnased punktide 3.8.1.6. – 3.8.1.11. tegevustega.

3.8.2.3. Paigutab toimikutesse kohtusse tagastatud täidetud kohtuotsused ja kriminaalhooldajate ettekanded.

3.8.3.  Tegevused võla tasumist puudutava informatsiooniga

3.8.3.1.Võla tasumise kohta informatsiooni leidmiseks otsib kõigepealt tähestikulisest registrist üles võlgniku nime.

3.8.3.2. Registrist nähtub toimiku number (arvestusraamatusse kandmise number).

3.8.3.3. Otsib arvestusraamatust välja vastava kirje.

3.8.3.4. Kontrollib, kas kirje taga on täitmise märge või mitte.

3.8.3.5. Võimalusel leiab lõpetatud täitetoimiku ja kontrollib sealt tasumist.

3.8.3.6. Kui informatsioon pole usaldusväärne, palub võlgnikul tuua võlanõudjalt kirjaliku tõendist selle koha, et võlanõudjal puuduvad võlgniku suhtes pretensioonid. Lisaks allkirjale peab tõendil olema pitsat. Kui võlgniku vallas- või kinnisvarale on seatud kasutamise keelumärge, kontrollib kõigepealt, kas tegemist pole tsiviilasjast tuleneva hagi tagamisega.

3.8.3.7. Kui tegemist tsiviilasjast tuleneva hagi tagamisega ja dokumentide põhjal selgub, et hagi tagamise alus on ära langenud, palub võlgnikul (tsiviilasja poolel) kirjutada kohtule avalduse hagi tagamise tühistamiseks (TsMS § 386 lg 2)

3.8.3.8.Avalduse saamisel palub selle kantseleis sissetuleva postina registreerida ning toimetab kõnealuse tsiviiltoimiku kas kohtuniku või konsultandi kätte.

3.8.3.9.Kui täitedokumentide põhjal selgub, et võlg on tasutud, kuid endise võlgniku vallas- või kinnisvaral lasub kasutamise keelumärge, koostab kohtu plangile teatise trahvi tasumise kohta.

3.9.  Arhivaalide avalikku arhiivi üleandmine

3.9.1.  Kui 20 aastat on möödunud nende arhivaalide loomisest või saamisest, mis on enne 1998. aastat kehtinud korra kohaselt avaliku arhiivi poolt juba hinnatud, pöördub avaliku arhiivi poole üleandmise eelkooskõlastamiseks. Pöörduda võib nii telefonitsi, elektronposti või kirja teel.

3.9.2.  Pärast eelkooskõlastamist koostab avalikule arhiivile kohtudirektori allkirjaga arhivaalide üleandmise/vastuvõtmise taotluse.

3.9.3.  Enne arhivaalide üleandmist kontrollib nimistu vastavust üleantavatele arhivaalidele.

3.9.4.  Enne arhivaalide üleandmist kontrollib arhivaalide korrasolekut ning vajadusel korrastab neid.

3.9.5.  Nende alatise säilitustähtajaga arhivaalide kohta, mida avalik arhiiv pole veel hinnanud, koostab arhiiviskeemi ja nimistu.

3.9.6.  Esitab arhiiviskeemi ja nimistu avalikule arhiivile arhivaalide hindamiseks.

3.9.7.  Pärast kirjalikku hindamisotsuse saamist kooskõlastab avaliku arhiiviga arhivaalide üleandmise võimalusi.

3.9.8.  Organiseerib vajadusel asjaajamises lõpetatud toimikute ekspertiisi

3.9.9.  Annab kehtestatud tähtaegadel dokumendid üle Rahvusarhiivile.

3.10.  Teenistuskohustuste täitmisel kohustub arhivaar:

3.10.1.  Hoidma teenistuskohustuste täitmisel talle teatavaks saanud asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teavet ja ametisaladust.

3.10.2.  Kinni pidama Tartu Maakohtu sisekorraeeskirjadest, Võru kohtumaja kodukorrast, järgima töödistsipliini ja juhinduma teistest kohtu tegevust korraldavatest õigusaktidest.

3.10.3.  Kasutama heaperemehelikult tema kasutusse antud vara.

3.10.4.  Osalema Justiitsministeeriumi kohtuhaldustalituse, kohtudirektori või kantselei juhataja poolt määratud ametnikele mõeldud koolitusel.

3.10.5.  Rakendama tööks ette nähtud arvutiprogramme ja andmebaase

3.11.  Täidab kohtumaja juhi, kantselei juhataja ja Tartu Ringkonnakohtu kantselei juhataja ühekordseid korraldusi. Arhivaari töö iseloomust või selle üldisest käigust tulenevaid ülesandeid täidab erikorralduseta.

4.  Vastutus

Arhivaar vastutab:

4.1. Käesolevas ametijuhendis fikseeritud teenistuskohustuste õigeaegse, korrektse ja täpse täitmise eest.

4.2. Teenistuse tõttu teatavaks saanud riigi- ja ärisaladuse, teiste inimeste perekonna- ja eraellu puutuvate andmete ning muu juurdepääsupiirangutega saadud informatsiooni hoidmise eest.

4.3. Avaliku teenistuse seadusega ametnikele seatud piirangute rikkumise eest.

4.4. Teenistuskohustuste süülise rikkumisega tekitatud kahju eest.

4.5. Avalikustamisele kuuluva teabe avalikustamise ja teabenõuete täitmise eest.

4.6. Tema kasutusse antud kohtu vara heaperemeheliku kasutamise eest.

5.  Õigused

Arhivaaril on õigus:

5.1.Saada ja kasutada teenistusülesannete täitmiseks vajalikku informatsiooni ja dokumente.

5.2. Saada teenistuseks vajalikku eri-, kutse- ja ametialast täiendkoolitust ja koolituskulude hüvitamist kohtudirektori nõusolekul.

5.3. Saada teenistusülesannete täitmiseks vajalikke töövahendeid, arvuti- ja kontoritehnikat.

5.4. Teha kohtumaja juhile ja/või kantselei juhatajale oma pädevusse kuuluvas valdkonnas ettepanekuid töö paremaks korraldamiseks.

5.5. Saada hüvitust ametiülesannete täitmiseks transpordi kasutamisest (s.h isikliku sõiduauto) tekkivate sõidukulude eest.

6.  Ametikohale esitatavad nõuded

6.1.  Keskharidus.

6.2.  Eelnev töökogemus avalikus teenistuses (soovitavalt kohtusüsteemis).

6.3.  Eesti keele ja vene keele oskus nii kõnes kui kirjas kõrgtasemel.

6.4.  Arvuti ja bürootehnika kasutamise oskus.

6.5.  Suhtlemisoskus.

6.6.  Algatusvõime ja loovus, sealhulgas võime välja töötada uusi lahendusi, muudatusi algatada, omaks võtta ja ellu viia.

6.7.  Viisakus ja hea käitumistavade järgimine.

6.8.  Korrektsus, täpsus, süsteemsus, tasakaalukus ja usaldusväärsus.

6.9.  Kohusetundlikkus, otsustus- ja vastutusvõime, s.h suutlikkus vastu võtta iseseisvalt vastu otsuseid oma ametikoha pädevuse piires, võime ette näha otsuste tagajärgi ja vastutada nende eest.

6.10.  Töövõime, s.h võime stabiilselt ja tulemuslikult töötada ka pingeolukorras, efektiivselt kasutada aega.

6.11.  Avalikku teenistust ja kohtute tööd reguleerivate õigusaktide tundmine.

6.12.  Teeninduskultuuri aluste tundmine ning oskus vältida ja lahendada konfliktsituatsioone.

7.  Ametijuhendi muutmine

Käesolevat ametijuhendit võib muuta juhtudel, kui muudatuste aluseks on kehtivad õigusaktid või vajadus tööd ümber korraldada. Ametijuhendi muutmisel arvestatakse võimaluste piires ka ametniku ettepanekutega.