Vanemkohtuistungisekretär

Kinnitatud Tartu Ringkonnakohtu

kohtudirektori käskkirjaga

4. august 2008 nr 19

Vanemkohtuistungisekretäri

AMETIJUHEND

1.  Üldosa

1.1.  Tartu Maakohtu õigusteenistus.

1.2.  Vanemkohtuistungisekretär.

1.3.  Vanemkohtuistungisekretär on kohtu esimehega kooskõlastatult kohtudirektori poolt ametisse nimetatav vanemametnik.

1.4.  Vanemkohtuistungisekretär allub õigusteenistuse juhile.

1.5.  Vanemkohtuistungisekretärile alluvad vahetult kohtuistungisekretärid.

1.6.  Vanemkohtuistungisekretär tagab ajutiselt äraoleva kohtuistungisekretäri asendamise, vajadusel asendab ise.

1.7.  Vanemkohtuistungisekretäri asendab tema äraolekul õigusteenistuse juhi korraldusel teine vanemkohtuistungisekretär või kohtuistungisekretär.

1.8.  Vanemkohtuistungisekretäri tööaeg on 40 tundi nädalas, esmaspäevast reedeni 8.00 kuni 17.00, välja arvatud erandjuhtumid, kui kohtuistung kestab kauem kui 17.00. Lõunavaheaeg on 12.00 kuni 13.00, välja arvatud erandjuhtumid kui kohtuistungit ei ole võimalik katkestada.

2.  Ametikoha eesmärk

Vanemkohtuistungisekretäri ametikoha eesmärk on kohtuistungisekretäride koolitamine ja nõustamine pideva juhendamise vormis, asenduste organiseerimine (vajadusel ise asendamine), uute töötajate ja praktikantide juhendamine, samuti kohtumenetluse läbiviimiseks vajaliku asjaajamise tagamine ning kohtuistungite protokollimine. Informatsiooni vahendamine kohtuistungisekretäride ja teiste ametnike vahel.

3.  Teenistuskohustused

3.1.  Nõustab tööalaselt Tartu Maakohtu kohtuistungisekretäre.

3.2.  Koolitab uusi kohtuistungisekretäre pideva juhendamise vormis, organiseerib ajutiselt ära olevate kohtuistungisekretäride asendused, vajadusel asendab ise.

3.3.  Peab arvestust asendavate kohtuistungisekretäride töötundide üle ning edastab sellekohase ülevaate igakuiselt õigusteenistuse juhile hiljemalt jooksva kuu 20-ndaks kuupäevaks.

3.4.  Viib läbi kohtuistungisekretäridega iga-aastaseid hindamisvestlusi.

3.5.  Selgitab välja ja edastab õigusteenistuse juhile kohtuistungisekretäride koolitusvajaduse.

3.6.  Edastab menetlustoimikud ja menetlusposti kohtunikule.

3.6.1.  Tööpäeva alguses võtab kohtu kantseleis selleks ettenähtud kohast posti ja kohtunikule jaotatud uued asjad ning edastab kohtunikule.

3.6.2.  Sama tegevust kordab tööpäeva teisel poolel.

3.7.  Koostab kohtuniku menetluses olevates kohtuasjades kirju kohtunikult saadud juhiste järgi kooskõlas maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kantselei kodukorrast tuleneva kohtu asjaajamise korraga.

3.8.  Edastab allkirjastatud posti kantseleisse.

3.8.1.  Kohtuniku poolt allkirjastatud posti viib kohtu kantseleisse vähemalt kaks korda tööpäeva jooksul.

3.8.2.  Kannab koostatud kirjad kohtuinfosüsteemi (edaspidi KIS).

3.9.  Menetleb saabunud e-posti.

3.9.1.  Elektrooniliselt saabunud ja/või kohtunikule suunatud kirjad trükib välja ja edastab kohtunikule analoogselt kirja teel saabunud postiga viivitamatult.

3.9.2.  Teeb KIS-i märke e-kirja saabumise ja sellele vastuse koostamise kohta.

3.10.  Teavitab istungile kutsutud isikuid vastavalt kohtunikult saadud ettekirjutustele, kas telefoni teel, e-posti vahendusel või kutsega, arvestades menetlusseadustikes sätestatud tähtaegu. Vajadusel teavitab kantselei juhatajat tõlkebüroost tõlgi tellimise vajadusest.

3.11.  Vormistab kohtukutsed ja jälgib tagasiteateid.

3.11.1.  Väljastab kutseid isikutele, kes on kohtuistungile kutsutud.

3.11.2.  Korraldab välisriikides elavatele isikutele kohtuistungi toimumisest teadete ja muude protsessi käigus edastamist vajavate dokumentide Justiitsministeeriumi kaudu saatmise.

3.11.3.  Kasutab istungist teatamiseks ainult kehtivat kohtukutse vormi.

3.11.4.  Annab kohtunikule tagasisidet kohtukutsete ja muude kohtudokumentide kätteandmise võimatuse kohta (tagasiteadete vms informatsiooni alusel).

3.12.  Avalikustab kohtuistungi.

3.12.1.  Broneerib Outlook’i-kalendris kohtuniku poolt määratud kuupäeva, kellaaja ja saali.

3.12.2.  Trükib nädala viimasel tööpäeval välja järgmise nädala istungite nimekirja ja paigutab selle saalide ustele.

3.13.  Valmistab ette kohtuistungi.

3.13.1.  Pärast kutsete väljastamist viib korrektselt vormistatud toimiku kohtu kantseleisse, selleks ettenähtud kohta või kohtunikule.

3.13.2.  Volituste olemasolul võimaldab õigustatud isikutel tutvuda toimikuga.

3.14.  Kontrollib kohtuistungile saabunud isikuid.

3.14.1.  Veendub, et kohtusaal on kohtuistungiks valmis, muuhulgas kontrollib enne istungi algust helisüsteemi korrasolekut ning lülitab vajadusel sisse videokonverentsiseadmed.

3.14.2.  Enne kohtuistungi algust kontrollib, kes protsessiosalistest on istungile tulnud ja juhatab nad kohtusaali.

3.14.3.  Kohtu sisenedes palub saalisviibijatel püsti tõusta.

3.15.  Kajastab kohtuistungi käigu kohtuistungiprotokollis, lähtuvalt kehtivast menetlusseadustikust.

3.15.1.  Salvestab koostatud protokolli määratud salvestuskohta.

3.15.2.  Võimaldab menetlusosalistel tutvuda protokolliga.

3.15.3.  Vajadusel viib protokolli sisse parandused.

3.16.  Vajadusel salvestab kohtuistungi, kasutades selleks ettenähtud programme ja tehnikat.

3.17.  Võtab kohtuistungil allkirjad.

3.17.1.  Vormistab allkirjalehed tõlgi ja eksperdi hoiatamise kohta teadvalt valetunnistuse või valearvamuse või ebaõige tõlke eest.

3.17.2.  Märgib pärast asja arutamist kohtuistungile kutsutu nõudmisel tema kohtukutsele kohtus viibimise aja, tõendab selle oma allkirjaga ja kohtu kantselei või kohtuistungisekretäri pitseriga.

3.18.  Võtab pärast kohtuasja arutamise edasilükkamist kohtuistungil kohalviibijatelt, kelle viibimist kohtunik peab oluliseks kaasata järgmisel kohtuistungil allkirja, et isik on teadlik uuest kohtuistungi toimumise ajast.

3.18.1.  Märgib pärast asja arutamise edasilükkamist KIS-i uue kohtuistungi toimumise aja.

3.18.2.  Märgib kohtulahendi avalikult teatavakstegemise edasilükkamise korral KIS‑i lahendi kuulutamise kuupäeva.

3.18.3.  Saadab pärast asja arutamise edasilükkamist kordusnõude eelvangistuse administratsioonile eelvangistuses peetava kohtusse toimetamiseks.

3.19.  Kui kohus on kohtuistungi lõpetanud, siis palub saalis viibijatel püsti tõusta ja lahkuda ning lukustab kohtusaali ukse.

3.20.  Kohtuniku nõudmisel viibib paikvaatlusel ja vormistab protokolli vastavalt kehtivale menetlusseadustikule. Kohtuniku poolt nimetatud tähtajal võimaldab koostatud ja allkirjastatud protokolliga tutvuda.

3.21.  Tsiviilasja eelmenetluse alguses saab kohtunikult kantseleis eelvormistatud toimiku.

3.21.1.  Kontrollib, kas toimikusse on kohtunik jätnud temale suunatud kirjalikke ülesandeid ja täidab need.

3.21.2.  Lisab pidevalt kohtumenetluse käigus saabuvaid menetlusdokumente ja menetlusposti.

3.21.3.  Väljastab mõistliku aja jooksul hagiavaldused koos lisadega kostjatele ja kolmandatele isikutele.

3.22.  Omab ülevaadet isikutest, kes on sellesse kohtusse rahvakohtunikeks valitud. Uuendab ja kontrollib rahvakohtunike kontaktandmeid ja kohtusse kaasamise võimalusi.

3.23.  Kohtunikult saadud korralduse alusel kutsub kohtuistungile rahvakohtunikud. Teatab kohtuistungi toimumise aja mõistliku aja jooksul.

3.24.  Peab rahvakohtunike kohta tööajatabelit.

3.24.1.  Kohtupäeva lõppedes kannab sinna tundide arvu, kaua rahvakohtunik osales õigusemõistmisel.

3.24.2.  Peab nende osavõtu kohta arvestust ning edastab sellekohase õiendi Kohtute Raamatupidamiskeskusele hiljemalt jooksva kuu 22. kuupäevaks.

3.25.  Suhtleb kohtusse kutsutud isikutega.

3.25.1.  Jagab esmast informatsiooni kohtumenetluse käigu ja kohtuistungite toimumise kohta.

3.25.2.  Hangib kohtusse tagastamata väljastusteadete kohta informatsiooni.

3.25.3.  Kui menetlusosaline kohtuistungi toimumise päeval teatab, et ei saa kohtusse ilmuda, kuid soovib, et asja arutatakse ilma tema osavõtuta, siis kannab taotluse protokolli või koostab selle kohta õiendi, mis lisatakse toimikusse.

3.25.4.  Selgitab menetlusosalisele, et see peab esitama kohtule ka vastavasisulise avalduse.

3.26.  Vajalike kontaktide olemasolul teavitab kohtuistungile kutsutuid selle edasilükkamisest, kui see on teada juba enne selle määratud algust.

3.27.  Edastab lõpetatud kohtutoimiku kantseleisse.

3.27.1.  Kontrollib, et ühe kohtuasja kõik köited oleksid nummerdatud kohtuasja numbriga, vajadusel teeb seda ise.

3.27.2.  Köidab kõik toimiku lehed ja veendub, et kohtuasjas kogutud dokumendid oleksid toimikus ja seejuures loogilises järjekorras, et leheküljed oleksid nummerdatud.

3.27.3.  Veendub, et kõigil dokumentidel oleksid vajalikud allkirjad, millede puudumisel kogub kohtusisesed allkirjad ise.

3.27.4.  Teeb kohtulahenditest koopia ning edastab koos vormistatud ja lõpetatud toimikuga kantseleile.

3.28.  Täidab kohtunikult saadud ühekordseid teenistusalaseid korraldusi.

3.29.  Täidab kohtu esimehelt ja õigusteenistuse juhilt saadud ühekordseid teenistusalaseid korraldusi.

3.30.  Teavitab viivitamatult oma haigestumisest või muust põhjusega töölt eemalolekust kohtu esimeest või õigusteenistuse juhti.

4.  Vastutus

Vanemkohtuistungisekretär vastutab:

4.1.  Käesolevas ametijuhendis fikseeritud teenistuskohustuste õigeaegse, korrektse ja täpse täitmise eest.

4.2.  Töödistsipliinist, Tartu Maakohtu kodukorrast, Tartu kohtumaja kodukorrast ning teistest kohtu tegevust korraldatavatest õigusaktidest kinnipidamise eest.

4.3.  Teenistuse tõttu teatavaks saanud riigi- ja ärisaladuse, teiste inimeste perekonna- ja eraellu puutuvate andmete ning muu juurdepääsupiirangutega saadud informatsiooni hoidmise eest.

4.4.  Kohtuistungite läbiviimiseks vajalike toimingute õigeaegse teostamise ja objektiivsete protokollide koostamise eest.

4.5.  Avaliku teenistuse seadusega ametnikele seatud piirangute rikkumise eest.

4.6.  Teenistuskohustuste süülise rikkumisega tekitatud kahju eest.

4.7.  Avalikustamisele kuuluva teabe avalikustamise ja teabenõuete täitmise eest.

4.8.  Tema kasutusse antud kohtu vara heaperemeheliku kasutamise eest.

5.  Õigused

Vanemkohtuistungisekretäril on õigus:

5.1.  Saada ja kasutada teenistusülesannete täitmiseks vajalikku informatsiooni ja dokumente.

5.2.  Saada teenistusülesannete täitmiseks vajalikke töövahendeid, arvuti- ja kontoritehnikat ning tehnilist abi nende kasutamisel.

5.3.  Saada teenistuseks vajalikku eri-, kutse- ja ametialast täiendkoolitust ja koolituskulude hüvitamist kohtudirektori nõusolekul.

5.4.  Teha õigusteenistuse juhile ettepanekuid oma pädevusse kuuluvas valdkonnas töö paremaks korraldamiseks.

5.5.  Kasutada templit dokumentide koopiate tõendamiseks jm.

5.6.  Pidada pikka aega kestvatel kohtuistungitel perioodilisi puhkepause. Puhkepauside kestus peab moodustama vähemalt 10 % kuvariga töötamise ajast.

6.  Ametikohale esitatavad nõuded

6.1.  Keskharidus ning soovitatavalt õigusalane kutsekeskharidus.

6.2.  Kasuks tulevad õpingud õigusteaduse valdkonnas või eelnev töökogemus õiguskaitseasutuses.

6.3.  Eesti keele oskus kõrgtasemel ja vene keele oskus algtasemel.

6.4.  Avalikku teenistust ja kohtute tööd reguleerivate õigusaktide tundmist.

6.5.  Arvuti ja tööks vajalike arvutiprogrammide ning bürootehnika kasutamise oskus.

6.6.  Suhtlemisoskus.

6.7.  Viisakus ja heade käitumistavade järgimine.

6.8.  Algatusvõime ja loovus, loogilisus ja analüütilisus, sealhulgas võime välja töötada uusi lahendusi.

6.9.  Korrektsus, täpsus, süsteemsus ja tasakaalukus.

6.10.  Kohusetundlikkus, otsustus- ja vastutusvõime, s.h suutlikkus iseseisvalt vastu võtta otsuseid oma ametikoha pädevuse piires, võime ette näha otsuste tagajärgi ja vastutada nende eest; vastutus oma kohustuste täpse ja õigeaegse täitmise eest.

6.11.  Usaldusväärsus.

6.12.  Töövõime, sh võime stabiilselt ja tulemuslikult töötada ka pingeolukorras; suutlikkus etteantud aja piires tulla toime rutiinsete täpsust ja korrektsust nõudvate tööülesannetega.

6.13.  Teeninduskultuuri aluste tundmine ning oskus vältida ja lahendada konfliktsituatsioone.

7.  Ametijuhendi muutmine

Käesolevat ametijuhendit võib muuta juhtudel, kui muudatuste aluseks on kehtivad õigusaktid või vajadus tööd ümber korraldada. Ametijuhendi muutmisel arvestatakse võimaluste piires ka ametniku ettepanekutega.