Kantselei juhataja

Kinnitatud Tartu Ringkonnakohtu

kohtudirektori käskkirjaga

26. juunist 2008 nr 13

Kantselei juhataja

AMETIJUHEND

1.  Üldosa

1.1.  Tartu Maakohus Valga kohtumaja.

1.2.  Kantselei juhataja.

1.3.  Kantselei juhataja on kohtudirektori poolt ametisse nimetatav vanemametnik.

1.4.  Kantselei juhataja allub vahetult Tartu Ringkonnakohtu kantselei juhatajale.

1.5.  Kantselei juhatajale alluvad nooremreferent ja arhivaar.

1.6.  Kantselei juhatajat asendab tema äraolekul Tartu Maakohtu Valga kohtumaja nooremreferent.

1.7.  Kantselei juhataja asendab ajutiselt äraolevat Tartu Maakohtu Valga kohtumaja nooremreferenti.

1.8.  Kantselei juhataja tööaeg on esmaspäevast reedeni kella 8.00-st kuni 17.00-ni. Lõunavaheaeg on 60 minutit.

2.  Ametikoha eesmärk

2.1. Kantselei juhataja ametikoha eesmärk on kodanike vastuvõtt kantseleis, õigusemõistmise ja struktuuriüksuste sujuva töö tagamine, kohtuasjade registreerimise, arvestuse, nende apellatsioonikohtule või täiendavale uurimisele saatmise ja nende asjade kohta info sisestamine kohtuinfosüsteemi (edaspidi KIS), kohtulahendite väljastamise ja kohtutoimikute arhiveerimiseks korrastamise kaudu. Lisaks eeltoodule Tartu Maakohtu Valga kohtumaja nooremreferendi koolitamine ja nõustamine kas pideva juhendamise või perioodiliste loengute vormis ning asenduse organiseerimine või ise asendamine ja Tartu Maakohtu Valga kohtumajas praktikal viibivate praktikantide juhendamine ning juhendist „kohtute infosüsteemi täitmine“ kinnipidamine.

3.  Teenistuskohustused

Kantselei juhataja:

3.1.  Nõustab tööalaselt teisi Tartu Maakohtu Valga kohtumaja nooremreferente ja KIS-iga seotud küsimustes juhendab ka teisi Tartu Maakohtu  Valga kohtumaja töötajaid.

3.2.  Koolitab uusi nooremreferente  kas pideva juhendamise või perioodiliste loengute vormis.

3.3.  Selgitab välja ja edastab Tartu Ringkonnakohtu kantselei juhatajale kohtuteenistujate koolitusvajaduse.

3.4.  Registreerib esmakordselt ja uuesti läbivaatamisele tulevad kriminaal- ja väärteo menetlusdokumendid programmis KIS, loob uue menetluse KIS-is, sisestab menetlusosaliste kontaktandmed ja määrab koheselt ka menetleja ja edastab menetleja e-postile kriminaalmenetlusregistrist süüdistuskokkuvõtte või kokkuleppe.

3.5.  Sisestab programmi KIS järgmised andmed: kohtuasja suunamine, kohtulahendite jõustumine ja metaandmete märkimine.

3.6.  Kontrollib väärteokaebuse (jm) dokumentide lisade olemasolu.

3.7.  Jagab telefonitsi, e-postiga, kirja teel ja kohtu kantseleis esmast informatsiooni kohtumenetluse käigu ja kohtuistungite toimumise kohta.

3.8.  Võimaldab juurdepääsu tema valduses olevale avalikule teabele ning avalikustab ja väljastab avalikku teavet seadustega sätestatud korras ja ulatuses.

3.9.  Vastab teabenõuetele ja päringutele, väljastab protsessiosalistele, nende esindajatele või kaitsjatele dokumente toimikutest ja  kinnitatud ärakirju.

3.10.  Edastab ekslikult kohtule esitatud dokumendid vastavalt kohtualluvusele.

3.11.  Võtab vastu taotlusi (suulisi või kirjalikke) kohtutoimikuga tutvumiseks ja edastab need taotlused kohtunikule, kes otsustab, millal on võimalik kohtutoimikuga tutvuda.

3.12.  Saades kohtunikult toimiku, veendub, et toimik on tutvumiseks korras. Kõik dokumendid köidetud, leheküljed nummerdatud jne.

3.13.  Suunab toimikuga tutvuda soovija selleks ettenähtud kohta kantseleis.

3.14.  Tutvumise järgselt võtab isiklikult vastu toimiku ja veendub toimiku esialgses korras olekus. Veendub, et toimikuga tutvunud isik ei ole kuritarvitanud temale antud toimikuga tutvumise õigust. Toimikuga tutvumise taotluse (avalduse) lisab toimikusse.

3.15.  Järgib menetlusseadustikes sätestatud tähtaegu.

3.16.  Vastavalt menetlusseadustikes sätestatud tähtaegadele kontrollib väljastusteadete alusel kohtulahendite kättetoimetamist.

3.17.  Hangib kohtusse tagastamata ja tähtaja möödumisel tagastatud väljastusteadete kohta informatsiooni. Vajadusel valib mõne muu menetlusdokumendi kättetoimetamise viisi.

3.18.   Kontrollib kohtuotsuste ja –määruste jõustumist ja kannab jõustunud kohtuotsuste ja -määruste originaalidele vastava märke ning sisestab metaandmed andmebaasi KIS.

3.19.  Redigeerib kohtulahendid kriminaal- ja väärteoasjades enne avalikustamist.

3.20.  Väljastab käesoleva aasta menetlusdokumentide koopiad kriminaal- ja väärteo- menetlusseadustikes ja avaliku teabe seaduses sätestatud alusel.

3.21.  Väljastab kohtu kantseleis pärast kohtulahendi kohtukoosseisu poolt teatavaks tegemist seaduses ettenähtud korras kohtuotsuse või –määruse koopia ja seaduses ettenähtud juhul teatavaks tehtud kohtulahendi tõlke menetlusosalistele, samuti muu menetlusposti.

3.22.  Saadab viivitamatult kriminaalhooldusosakonnale kriminaalhooldusaluste ja nende isikute suhtes, kelle kohta on koostatud kohtueelne ettekanne või vanglapäring, tehtud kohtumääruste ja -otsuste jõustunud koopiad.

3.23.  Jälgib, et istungisekretärid edastaksid kohtutoimikud peale lõpplahendi kuulutamist kohe kantseleisse ja kontrollib lõpplahendite ülesse laadimist programmi KIS.

3.24.  Edastab Kohtute Raamatupidamiskeskusele riigituludesse esitatud nõuded.

3.25.  Kriminaalasjades ja väärteoasjades apellatsioon- ja määruskaebuse kohtusse saabumisel:

3.25.1.  Kontrollib kohtusse saabunud apellatsioonkaebuse ja  määruskaebuse tähtaegsust.

3.25.2.  Edastab kaebuse protsessiosalistele.

3.25.3.  Saadab lahendamiseks toimiku/toimiku materjalid koos apellatsioonkaebuse või määruskaebusega Tartu Ringkonnakohtule.

3.26.  Annab kodanikele informatsiooni menetlusseadustikes esitatud nõuetele vastava hagiavalduse või kaebuse esitamiseks.

3.27.  Edastab välisriigi kohtust saabunud dokumendid adressaadile.

3.28.  Korrastab nõuetekohaselt arhiveerimisele kuuluvad kohtudokumendid.

3.29.  Peab tööajaarvestuse tabeli.

3.30.  Koostab puhkusegraafiku.

3.31.  Tellib kantseleitarbed.

3.32.  Täidab Valga kohtumaja juhi ja Tartu Ringkonnakohtu kantselei juhataja ühekordseid korraldusi. Kantselei juhataja töö iseloomust või selle üldisest käigust tulenevaid ülesandeid täidab erikorralduseta.

3.33.  Täidab kohtudirektori poolt antud täiendavaid teenistusülesandeid.

3.34.  Teenistuskohustuste täitmisel kohustub kantselei juhataja:

3.34.1.  Hoidma teenistuskohustuste täitmisel talle teatavaks saanud asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teavet ja ametisaladust.

3.34.2.  Kinni pidama Tartu Maakohtu kodukorrast ja kohtumaja kodukorrast, järgima töödistsipliini ja juhinduma teistest kohtu tegevust korraldavatest õigusaktidest.

3.34.3.  Kasutama heaperemehelikult tema kasutusse antud vara.

3.34.4.  Osalema Justiitsministeeriumi kohtuhaldustalituse, kohtudirektori või Tartu Ringkonnakohtu kantselei juhataja poolt määratud ametnikele mõeldud koolitusel.

3.34.5.  Rakendama tööks ette nähtud arvutiprogramme ja andmebaase.

4.  Vastutus

Kantselei juhataja vastutab:

4.1.  Käesolevas ametijuhendis fikseeritud teenistuskohustuste õigeaegse, korrektse ja täpse täitmise eest.

4.2.  Teenistuse tõttu teatavaks saanud riigi- ja ärisaladuse, teiste inimeste perekonna- ja eraellu puutuvate andmete ning muu juurdepääsupiirangutega saadud informatsiooni hoidmise eest.

4.3.  Avaliku teenistuse seadusega ametnikele seatud piirangute rikkumise eest.

4.4.  Teenistuskohustuste süülise rikkumisega tekitatud kahju eest.

4.5.  Avalikustamisele kuuluva teabe avalikustamise ja teabenõuete täitmise eest.

4.6.  Tema kasutusse antud kohtu vara heaperemeheliku kasutamise eest.

5.  Õigused

Kantselei juhatajal on õigus:

5.1. Saada ja kasutada teenistusülesannete täitmiseks vajalikku informatsiooni ja dokumente.

5.2. Saada ametikohal töötamiseks vajalikku erialast- ja täiendkoolitust.

5.3. Saada teenistusülesannete täitmiseks vajalikke töövahendeid, arvuti- ja kontoritehnikat ning tehnilist abi nende kasutamisel.

5.4. Teha kohtu esimehele ja/või Tartu Ringkonnakohtu kantselei juhatajale oma pädevusse kuuluvas valdkonnas ettepanekuid töö paremaks korraldamiseks.

6.  Ametikohale esitatavad nõuded

6.1.  Keskharidus, soovitav eelnev töökogemus õiguskaitseasutustes sekretärina või referendina.

6.2.  Eesti keele oskus kõrgtasemel ja vene keele oskus kesktasemel.

6.3.  Tööks vajalike arvutiprogrammide – Word, Internet, Outlook – ja bürootehnika kasutamise oskus.

6.4.  Suhtlemisoskus.

6.5.  Viisakus ja hea käitumistavade järgimine.

6.6.  Algatusvõime ja loovus, loogilisus ja analüütilisus, sealhulgas võime välja töötada uusi lahendusi, muudatusi algatada, omaks võtta ja ellu viia.

6.7.  Korrektsus, täpsus, süsteemsus, tasakaalukus ja usaldusväärsus.

6.8.  Kohusetundlikkus, otsustus- ja vastutusvõime, sh suutlikkus iseseisvalt vastu võtta otsuseid oma ametikoha pädevuse piires, võime ette näha otsuste tagajärgi ja vastutada nende eest.

6.9.  Töövõime, sh võime stabiilselt ja tulemuslikult töötada ka pingeolukorras, efektiivselt kasutada aega.

6.10.  Avalikku teenistust ja kohtute tööd reguleerivate õigusaktide tundmine.

6.11.  Teeninduskultuuri aluste tundmine ning oskus vältida ja lahendada konfliktsituatsioone.

7.  Ametijuhendi muutmine

Käesolevat ametijuhendit võib muuta juhtudel, kui muudatuse aluseks on kehtivad õigusaktid või vajadus tööd ümber korraldada. Ametijuhendi muutmisel arvestatakse võimaluste piires ka ametniku ettepanekutega.