Arhivaar

Kinnitatud Tartu Ringkonnakohtu

kohtudirektori käskkirjaga

26. juunist 2008 nr 13

Arhivaari

AMETIJUHEND

1.  Üldosa

1.1.  Tartu Maakohus Valga kohtumaja.

1.2.  Arhivaar.

1.3.  Arhivaar on kohtudirektori poolt ametisse nimetatav vanemametnik.

1.4.  Arhivaar allub vahetult Tartu Maakohtu Valga kohtumaja kantselei juhatajale (edaspidi kantselei juhataja).

1.5.  Arhivaaril alluvad puuduvad.

1.6.  Arhivaari asendab tema äraolekul Tartu Maakohtu Valga kohtumaja nooremreferent või kantselei juhataja korraldusel mõni muu sama kohtumaja ametnik.

1.7.  Arhivaar asendab kantselei juhataja korraldusel ajutiselt äraolevat sama kohtumaja nooremreferenti, vajadusel kantselei juhatajat.

1.8.  Arhivaari tööaeg on esmaspäevast reedeni kella 8.00-st kuni 17.00ni. Lõunavaheaeg 12.00-st kuni 13.00-ni.

2.  Ametikoha eesmärk

2.1.Arhivaari ametikoha eesmärk on Tartu Maakohtu Valga kohtumaja arhiivi pidamine, tsiviilasjade täitmisele pööramine ning kohtuinfosüsteemi (edaspidi KIS) täitmine ja juhendist „kohtute infosüsteemi täitmine“ kinnipidamine.

3.  Teenistuskohustused

Arhivaar:

3.1. Tegevused tsiviilasjades lõpplahendi saanud toimikutega.

3.1.1. Võtab vastu tsiviilasjades lõpplahendi saanud kohtutoimikud.

3.1.2. Kontrollib lõpplahendi olemasolu programmis KIS.

3.1.3. Toimiku saamisel sisestab viivitamatult lahendi metaandmed.

3.1.4. Vastavalt menetlusseadustikes sätestatud tähtaegadele kontrollib väljastusteadete alusel kohtulahendite kättetoimetamist.

3.1.5. Hangib kohtusse tagastamata ja tähtaja möödumisel tagastatud väljastusteadete kohta informatsiooni. Vajadusel valib mõne muu menetlusdokumendi kättetoimetamise viisi.

3.1.6. Kontrollib kohtuotsuste ja –määruste jõustumist ja kannab jõustunud kohtuotsuste ja –määruste originaalidele vastava märke.

3.1.7. Redigeerib kohtulahendi enne avalikustamist seaduses sätestatud alustel.

3.1.8. Saadab kohtutoimikud Tartu Ringkonnakohtusse viivitamata pärast üleandmisnõude saamist.

3.1.9. Edastab seaduses sätestatud alustel krüpteeritud lahendi Rahvastiku toimingute talitusele.

3.2 . Vastab teabenõuetele ja päringutele, väljastab protsessiosalistele, nende esindajatele või kaitsjatele dokumente toimikutest ja kinnitatud ärakirju.

3.2.1. Otsib paberkandjal, elektronposti (edaspidi e-post) või sõnumi (edaspidi msn) teel, telefonitsi ja kohtus esitatud päringute (avalduste) alusel välja kohtuotsuse.

3.2.2. Teeb kohtuotsusest koopia.

3.2.3. Kontrollib, et otsusel oleks peal jõustumismärge ja vajadusel ka muudatused.

3.2.4. Kinnitab koopia õigsust ning lisab pitsatijäljendi.

3.2.5. Koostab saatekirja.

3.3.Teatiste koostamine

3.3.1. Vastavalt laekunud avaldusele kontrollib andmeid trahvi või muu rahalise nõude tasumise kohta.

3.3.2. Koostab kohtu plangile teatise trahvi või muu nõude tasumise kohta.

3.3.3.  Allkirjastab teatise ning varustab selle pitsatijäljendiga.

3.3.4.  Vastavalt laekunud avaldusele kontrollib toimikust avaldaja abielueelset nime.

3.3.5.  Koostab abielueelse nime kohta teatise.

3.3.6.  Allkirjastab teatise ning varustab selle pitsatijäljendi

3.4. Allkirjastatud posti ja saadetiste edastamine kantseleisse

3.4.1.Viib allkirjastatud posti kohtumaja kantseleisse kehtestatud kindlateks kellaaegadeks.

3.5. Toimikute arhiivi vastuvõtmine

3.5.1. Kontrollib ükshaaval arhiivi antavate toimikute vastavust üleandmisnimekirjale.

3.5.2.  Mittevastavuse korral koostab vajadusel akti.

3.5.3.  Paigutab toimikud riiulitele.

3.5.4.  Sõltuvalt toimikute paigutamise viisist koostab vajadusel toimikupakkidele viited.

3.5.5.  Koostab toimikute paigutuse kohta viited riiulitele.

3.6.  Kohtutoimikute laenutamine

3.6.1.  Toimiku kohtumajast väljastamine

3.6.1.1.Õigustatud järelpärimise korral otsib välja toimiku.

3.6.1.2.Kannab vastavasse registrisse toimiku väljastamiseks vajalikud andmed.

3.6.1.3.Ettenähtud juhtudel pöördub asja menetlenud kohtuniku, kohtumaja juhi või kohtuesimehe poole seisukoha saamiseks.

3.6.1.4.Koostab järelpärimisele vastuse (kas keeldumise või saatekirja, mille lisab toimikusse).

3.6.1.5.Toimiku väljastamiseks viib toimiku koos saatekirjaga kantseleisse.

3.6.2.  Toimiku kohtuarhiivist väljastamine majasiseseks tutvumiseks

3.6.2.1. Otsib välja toimiku.

3.6.2.2. Kannab vastavasse registrisse informatsiooni toimiku laenutamise ja selle tagastamise kohta.

3.7.  Kohtutoimikute korrastamine

3.7.1.  Arhivaalide hävitamiseks eraldamine

3.7.1.9.  Eemaldab hävitamisele kuuluvast toimikust kohtuotsused ja originaaldokumendid (v.a. lahutatud abielu puhul abielutunnistus).

3.7.1.2. Koondab kohtuotsused ühte kohta.

3.7.1.3. Koondab originaaldokumendid ühte kohta ja kannab need registrisse.

3.7.1.4. Koostab hävitamisele kuuluvatest toimikutest hävitamisakti.

3.7.1.5. Edastab hävitamisakti kavandi avalikule arhiivile arvamuse saamiseks.

3.7.1.6. Pärast arvamuse saamist avalikult arhiivilt vormistab hävitamisakti.

3.7.1.7. Registreerib hävitamisakti.

3.7.1.8. Kannab hävitamisakti kuupäeva ja numbri kohtutoimikute kohtuarhiivi üleandmise nimekirja.

3.7.1.9. Teavitab kantselei juhatajat vajadusest kutsuda kohale makulatuuri hävitamiseks teenuse  osutaja.

3.7.1.10. Pärast arhivaalide hävitamist täiendab hävitamisakti ning paigutab akti selleks ettenähtud  toimikusse.

3.7.2.  Toimikute korrastamine alatiseks säilitamiseks

3.7.2.1. Kontrollib alatise säilitustähtajaga kohtutoimiku lehtede nummerdamist ning vajadusel korrigeerib seda.

3.7.2.2. Koostab toimiku lõppu kinnituskirje.

3.7.2.3. Kui toimiku kaanel on informatsioon puudulik, täiendab seda.

3.7.2.4. Kui toimikukaaned vajavad parandamist, parandab neid (või vahetab kaaned).

3.7.2.5. Koostab nimistu ja kannab sinna alatise säilitustähtajaga toimikud.

3.7.2.6. Paigutab alatise säilitustähtajaga toimikud karpidesse.

3.7.2.7.  Vormistab karbi pealdise.

3.7.2.8.Paigutab karbid riiulisse.

3.7.2.9. Koostab toimikute paigutuse kohta viited riiulitele.

3.7.2.10.Kui teatud aastakäigu kõik lühiajaliseks säilitamiseks mõeldud kohtutoimikud on hävitatud, moodustab kohtuotsustest alatise säilitustähtajaga toimiku.

3.7.2.11. Õmbleb otsused uute kaante vahele (või kasutab nöörkinnisega kaasi).

3.7.2.12. Toimiku algusesse paigutab kõigepealt valge lehe ja seejärel sisujuhise.

3.7.2.13. Toimiku lõppu paigutab kinnituskirje.

3.7.2.14. Nummerdab toimiku lehed.

3.7.2.15. Täidab sisujuhi ja kinnituskirje.

3.7.2.16. Vormistab toimiku kaane.

3.7.2.17. Korrastades ühe aastakäigu kohtutoimikuid vormistab alatiseks säilitamiseks ka  vastava tähestikulise registri (alfabeedi).

3.7.2.18. Kui kaaned kahjustatud, parandab neid võimaluste piires. Tugevate kahjustuste korral õmbleb registrile uued kaaned.

3.7.2.19. Nummerdab lehed.

3.7.2.20. Kleebib tagakaanele kinnituskirje lehe.

3.7.2.21. Vormistab kinnituskirje.

3.7.2.22. Vormistab kaane.

3.7.2.23. Alatise säilitustähtajaga asjaajamistoimikute korrastamisel eemaldab dokumendid metallkinnistega kaante vahelt.

3.7.2.24. Kui dokumendid pole kronoloogilises järjekorras, paigutab need ringi.

3.7.2.25. Õmbleb toimiku dokumendid uute kaante vahele (või kasutab nöörkinnisega kaasi).

3.8.  Arhivaalide loetelu, olemikontroll ja aruandlus

3.8.1. Arhivaalide loetelu täitmine

3.8.1.1. Täiendab arhivaalide loetelu igal aastal teistelt kohtuametnikelt saadud aruannete põhjal.

3.8.2.  Olemikontroll

3.8.2.1. Igal aastal kontrollib üle väljastatud toimikud, fikseerib uue tagastamise tähtaja.

3.8.2.2. Iga viie aasta tagant kontrollib üle alatise säilitustähtajaga arhivaalide olemasolu ning koostab olemikontrolli akti.

3.8.2.3. Iga kümne aastat tagant kontrollib kõigi toimikute olemasolu ning koostab olemikontrolli akti.

3.8.3.  Aruandlus

3.8.3.1.Koostab iga aasta 1. aprilliks aruande Arhiiviregistrile ning väljastab selle.

3.9.  Tegevused täitearhiiviga

3.9.1.  Tegevused vanglast tagastatud täite-dokumentidega

3.9.1.1. Kinnipeetava vabanemisel tagastavad vanglad kohtule need riiginõudega täitedokumendid, mis on jäänud reformi käigus täiturile kohustuslikus korras jagamata ning kõik eranõuded.

3.9.1.2. Kui tegemist on oma kohtumaja lahendist tuleneva riiginõudega, kontrollib arhivaar, kas täitedokumentide juures on jõustumismärkega ja kinnitatud lahend. Lahendi puudumisel lisab selle dokumentidele.

3.9.1.3. Edastab nõude täiturile.

3.9.1.4. Eranõuetega täitedokumentide puhul kontrollib, kas tegemist võlgniku elukohajärgse kohtuga.

3.9.1.5. Kui võlgniku elukoht teises piirkonnas, koostab saatekirja ja edastab dokumendid vastavale kohtumajale.

3.9.1.6. Kui oma kohtumaja lahendist tuleneva eranõude puhul tunneb võlanõudjaga huvi võla kättesaamise vastu, tutvustab arhivaar talle täitetoimiku üleandmise avalduse vormi leidmise võimalusi Justiitsministeeriumi kodulehel www.just.ee (valida Õigusteenused, Kohtutäiturid, Täitetoimiku üleandmise avaldus arhiivist kohtutäiturile).

3.9.1.7. Kui võlanõudja on täidetud avalduse esitanud, teeb arhivaar sellest koopia.

3.9.1.8. Kinnitab täitetoimiku üleandmise avalduse koopia õigsust allkirja ja pitsatiga.

3.9.1.9. Otsib välja täitetoimiku (vajadusel lisab sellele jõustumismärkega kinnitatud lahendi koopia).

3.9.1.10. Koostab dokumentide täiturile edastamiseks saatekirja, lisab sellele koopia täitetoimiku üleandmise avaldusest ning kõik asjasse puutuvad täitedokumendid.

3.9.1.11. Kannab informatsiooni täitetoimiku väljastamise kohta vastavasse registrisse (kindlasti võlgniku nime, täituri, kellele dokumendid edastatakse ja edastamise kuupäeva).

3.9.2. Tegevused asutustest tagastatud täitedokumentidega

3.9.2.1.  Kui võlgnik tasus elatusraha töökoha kaudu ning lahkub ametist, saadab antud asutus täitedokumendid kohtule.

3.9.2.2. Tegevused sarnased punktide 3.9.1.6. – 3.9.1.11. tegevustega.

3.9.3.  Tegevused võla tasumist puudutava informatsiooniga

3.9.3.1.Võla tasumise kohta informatsiooni leidmiseks otsib kõigepealt tähestikulisest registrist üles võlgniku nime.

3.9.3.2. Registrist nähtub toimiku number (arvestusraamatusse kandmise number).

3.9.3.3. Otsib arvestusraamatust välja vastava kirje.

3.9.3.4. Kontrollib, kas kirje taga on täitmise märge või mitte.

3.9.3.5. Võimalusel leiab lõpetatud täitetoimiku ja kontrollib sealt tasumist.

3.9.3.6. Kui informatsioon pole usaldusväärne, palub võlgnikul tuua võlanõudjalt kirjaliku tõendist selle koha, et võlanõudjal puuduvad võlgniku suhtes pretensioonid. Lisaks allkirjale peab tõendil olema pitsat. Kui võlgniku vallas- või kinnisvarale on seatud kasutamise keelumärge, kontrollib kõigepealt, kas tegemist pole tsiviilasjast tuleneva hagi tagamisega.

3.9.3.7. Kui tegemist tsiviilasjast tuleneva hagi tagamisega ja dokumentide põhjal selgub, et hagi tagamise alus on ära langenud, palub võlgnikul (tsiviilasja poolel) kirjutada kohtule avalduse hagi tagamise tühistamiseks (TsMS § 386 lg 2)

3.9.3.8.Avalduse saamisel palub selle kantseleis sissetuleva postina registreerida ning toimetab kõnealuse tsiviiltoimiku kas kohtuniku või konsultandi kätte.

3.9.3.9.Kui täitedokumentide põhjal selgub, et võlg on tasutud, kuid endise võlgniku vallas- või kinnisvaral lasub kasutamise keelumärge, koostab kohtu plangile teatise trahvi tasumise kohta.

3.10.  Arhivaalide avalikku arhiivi üleandmine

3.10.1.  Kui 20 aastat on möödunud nende arhivaalide loomisest või saamisest, mis on enne 1998. aastat kehtinud korra kohaselt avaliku arhiivi poolt juba hinnatud, pöördub avaliku arhiivi poole üleandmise eelkooskõlastamiseks. Pöörduda võib nii telefonitsi, elektronposti või kirja teel.

3.10.2.   Pärast eelkooskõlastamist koostab avalikule arhiivile kohtudirektori allkirjaga arhivaalide üleandmise/vastuvõtmise taotluse.

3.10.3.   Enne arhivaalide üleandmist kontrollib nimistu vastavust üleantavatele arhivaalidele.

3.10.4.   Enne arhivaalide üleandmist kontrollib arhivaalide korrasolekut ning vajadusel korrastab neid.

3.10.5.  Nende alatise säilitustähtajaga arhivaalide kohta, mida avalik arhiiv pole veel hinnanud, koostab arhiiviskeemi ja nimistu.

3.10.6.   Esitab arhiiviskeemi ja nimistu avalikule arhiivile arhivaalide hindamiseks.

3.10.7.   Pärast kirjalikku hindamisotsuse saamist kooskõlastab avaliku arhiiviga arhivaalide üleandmise võimalusi.

3.10.8.  Organiseerib vajadusel asjaajamises lõpetatud toimikute ekspertiisi

3.10.9.  Annab kehtestatud  tähtaegadel dokumendid üle Rahvusarhiivile.

4.  Vastutus

Arhivaar vastutab:

4.1.Käesolevas ametijuhendis fikseeritud teenistuskohustuste õigeaegse, korrektse ja täpse täitmise eest.

4.2.Teenistuse tõttu teatavaks saanud riigi- ja ärisaladuse, teiste inimeste perekonna- ja eraellu puutuvate andmete ning muu juurdepääsupiirangutega saadud informatsiooni hoidmise eest.

4.3.Avaliku teenistuse seadusega ametnikele seatud piirangute rikkumise eest.

4.4.Teenistuskohustuste süülise rikkumisega tekitatud kahju eest.

4.5.Avalikustamisele kuuluva teabe avalikustamise ja teabenõuete täitmise eest.

4.6.Tema kasutusse antud kohtu vara heaperemeheliku kasutamise eest.

5.  Õigused

Arhivaaril on õigus:

5.1. Saada ja kasutada teenistusülesannete täitmiseks vajalikku informatsiooni ja dokumente.

5.2. Saada ametikohal töötamiseks vajalikku erialast- ja täiendkoolitust.

5.3. Saada teenistusülesannete täitmiseks vajalikke töövahendeid, arvuti- ja kontoritehnikat ning tehnilist abi nende kasutamisel.

5.4. Teha kohtu esimehele ja/või Tartu Ringkonnakohtu kantselei juhatajale, Tartu Maakohtu Valga kohtumaja kantselei juhatajale oma pädevusse kuuluvas valdkonnas ettepanekuid töö paremaks korraldamiseks

6.  Ametikohale esitatavad nõuded

6.1.Keskharidus, soovitavalt eelnev töökogemus õiguskaitseasutustes.

6.2.Eesti keele oskus kõrgtasemel ja vene keele oskus kesktasemel.

6.3.Arvuti (Word, Internet, Outlook) ja bürootehnika kasutamise oskus.

6.4.Suhtlemisoskus.

6.5.Viisakus ja hea käitumistavade järgimine.

6.6.Algatusvõime ja loovus, loogilisus ja analüütilisus, s.h võime välja töötada uusi lahendusi, muudatusi algatada, omaks võtta ja ellu viia.

6.7.Täpsus, korrektsus, süsteemsus, tasakaalukus ja usaldusväärsus.

6.8.Kohusetundlikkus, otsustus- ja vastutusvõime, s.h suutlikkus iseseisvalt vastu võtta otsuseid oma ametikoha pädevuse piires, võime ette näha otsuste tagajärgi ja vastutada nende eest.

6.9.Töövõime, s.h võime stabiilselt ja tulemuslikult töötada ka pingeolukorras, efektiivselt kasutada aega.

6.10.  Avalikku teenistust ja kohtute tööd reguleerivate õigusaktide tundmine.

6.11.  Teeninduskultuuri aluste tundmine ning oskus vältida ja lahendada konfliktsituatsioone.

7. Ametijuhendi muutmine

Käesolevat ametijuhendit võib muuta juhtudel, kui muudatuse aluseks on kehtivad õigusaktid või vajadus tööd ümber korraldada. Ametijuhendi muutmisel arvestatakse võimaluste piires ka ametniku ettepanekutega.

7.  Ametijuhendi muutmine

Käesolevat ametijuhendit võib muuta juhtudel, kui muudatuse aluseks on kehtivad õigusaktid või vajadus tööd ümber korraldada. Ametijuhendi muutmisel arvestatakse võimaluste piires ka ametniku ettepanekutega.