Arhivaar

Kinnitatud Tartu Ringkonnakohtu

kohtudirektori käskkirjaga

16. juulist 2008 nr 18

Arhivaari

AMETIJUHEND

1.  Üldosa

1.1.  Tartu Maakohus Põlva kohtumaja.

1.2.  Arhivaar.

1.3.  Arhivaar on kohtudirektori poolt ametisse nimetatav vanemametnik.

1.4.  Arhivaar allub vahetult Tartu Maakohtu Põlva kohtumaja kantselei juhatajale (edaspidi kantselei juhataja).

1.5.  Arhivaaril alluvad puuduvad.

1.6.  Arhivaari asendab tema äraolekul Tartu Maakohtu Põlva kohtumaja nooremreferent või kantselei juhataja korraldusel mõni muu sama kohtumaja ametnik.

1.7.  Arhivaar asendab kantselei juhataja korraldusel ajutiselt äraolevat sama kohtumaja nooremreferenti.

1.8.  Arhivaari tööaeg on esmaspäevast reedeni kella 8.00st kuni 17.00ni. Lõunavaheaeg on kella 12.00st kuni 13.00ni.

2.  Ametikoha eesmärk

2.1. Arhivaari ametikoha eesmärk on Tartu maakohtu Põlva kohtumaja asjaajamistoimikute vastuvõtmine, korrastamine, säilitamine ja avalikku arhiivi üleandmine ja täitearhiivi pidamine ja juhendist „kohtute infosüsteemi täitmine“ kinnipidamine.

3.  Teenistuskohustused

Arhivaar:

3.1.  Vastab teabenõuetele ja päringutele, väljastab protsessiosalistele, nende esindajatele või kaitsjatele dokumente toimikutest ja kinnitatud ärakirju.

3.2.  Otsib paberkandjal, elektronposti (edaspidi e-posti) või sõnumi (edaspidi msn-i) teel, telefonitsi ja kohtus esitatud päringute (avalduste) alusel välja kohtuotsuse.

3.2.1.  Teeb kohtuotsusest koopia.

3.2.2.  Kontrollib, et otsusel oleks peal jõustumismärge ja vajadusel ka muudatused.

3.2.3.  Kinnitab koopia õigsust ja lisab pitsatijäljendi.

3.2.4.  Koostab saatekirja.

3.3.  Koostab teatise.

3.4.  Vastavalt laekunud avaldusele kontrollib andmeid trahvi või muu rahalise nõude tasumise kohta.

3.4.1.  Koostab kohtu plangile teatise trahvi või muu nõude tasumise kohta.

3.4.2.  Allkirjastab teatise ning varustab selle pitsatijäljendiga.

3.5.  Vastavalt laekunud avaldusele kontrollib toimikust avaldaja abielueelset nime.

3.6.  Koostab abielueelse nime kohta teatise.

3.7.  Allkirjastab teatise ning varustab selle pitsatijäljendiga.

3.8.  Registreerib väljaläinud posti elektrooniliselt ja viib allkirjastatud posti kohtumaja infolauda kehtestatud kindlateks kellaaegadeks.

3.9.  Võtab vastu toimikuid arhiivi.

3.9.1.  Kontrollib ükshaaval arhiivi antavate toimikute vastavust üleandmisnimekirjale.

3.9.2.  Mittevastavuse korral koostab vajadusel akti.

3.10.  Paigutab toimikud riiulitele. Koostab riiulitele vastavad viited toimikute paigutuse kohta.

3.11.  Õigustatud järelepärimise korral laenutab kohtumajast välja kohtutoimikuid. Registreerib vastavasse registrisse vajalikud andmed väljastatud kohtutoimiku kohta.

3.11.1.  Ettenähtud juhtudel pöördub asja menetlenud kohtuniku, kohtumaja juhi või kohtu esimehe poole seisukoha saamiseks.

3.11.2.  Koostab järelepärimisele vastuse (kas keeldumise või saatekirja, mille lisab toimikusse).

3.11.3.  Toimiku väljastamiseks viib toimiku koos saatekirjaga toimiku taotlenud kohtu kantseleisse.

3.12.  Toimiku kohtuarhiivist väljastamine kohtumaja siseseks tutvumiseks otsib välja toimiku ja kannab vastavasse registrisse informatsiooni toimiku laenutamise ja selle tagastamise kohta.

3.13.  Kohtutoimikute korrastamine ja arhivaalide hävitamiseks eraldamine.

3.13.1.  Eemaldab hävitamisele kuuluvast toimikust kohtuotsused ja originaaldokumendid (v.a lahutatud abielu puhul abielutunnistus).

3.13.2.  Koondab kohtuotsused ühte kohta.

3.13.3.  Koondab originaaldokumendid ühte kohta ja kannab need registrisse.

3.13.4.  Koostab hävitamisele kuuluvatest toimikutest hävitamisakti, mille projekti edastab avalikule arhiivile arvamuse saamiseks.

3.13.4.1.  Pärast arvamuse saamist avalikult arhiivilt vormistab hävitamisakti.

3.13.4.2.  Registreerib hävitamisakti.

3.13.4.3.  Kannab hävitamisakti kuupäeva ja numbri kohtutoimikute kohtuarhiivi üleandmise nimekirja.

3.13.5.  Teavitab kantselei juhatajat vajadusest kutsuda kohale makulatuuri hävitamiseks teenuse osutaja.

3.13.6.  Pärast arhivaalide hävitamist täiendab hävitamisakti ning paigutab akti selleks ettenähtud toimikusse.

3.14.  Korrastab alatiseks säilitamiseks ettenähtud toimikuid.

3.14.1.  Kontrollib alatise säilitustähtajaga kohtutoimiku lehtede nummerdamist ja vajadusel korrigeerib seda.

3.14.2.  Koostab toimiku lõppu kinnituskirje.

3.14.3.  Kui toimiku kaanel on informatsioon puudulik, siis täiendab seda.

3.14.4.  Vajadusel parandab (või vahetab uute vastu) toimikutel kaaned.

3.14.5.  Koostab nimistu ja kannab sinna alatise säilitustähtajaga toimikud.

3.15.  Kui teatud aastakäigu kõik lühiajaliseks säilitamiseks mõeldud kohtutoimikud on hävitatud, moodustab kohtuotsustest alatise säilitustähtajaga toimiku.

3.15.1.  Õmbleb otsused uute kaante vahele (või kasutab nöörkinnisega kaasi).

3.15.2.  Toimiku algusesse paigutab kõigepealt valge lehe ja seejärel sisujuhise.

3.15.3.  Toimiku lõppu paigutab kinnituskirje.

3.15.4.  Nummerdab toimiku lehed.

3.15.5.  Täidab sisujuhi ja kinnituskirje.

3.15.6.  Vormistab toimiku kaane.

3.16.  Korrastades ühe aastakäigu kohtutoimikuid, vormistab alatiseks säilitamiseks ka vastava tähestikulise registri (alfabeedi).

3.16.1.  Kui kaaned on kahjustatud, parandab neid võimaluse piires. Tugevate kahjustuste korral õmbleb registrile uued kaaned.

3.16.2.  Nummerdab lehed.

3.16.3.  Kleebib tagakaanele kinnituskirje lehe.

3.16.4.  Vormistab kinnituskirje.

3.16.5.  Vormistab kaane.

3.17.  Alatise säilitustähtajaga asjaajamistoimikute korrastamisel eemaldab dokumendid metallkinnistega kaante vahelt.

3.17.1.  Kui dokumendid pole kronoloogilises järjekorras, paigutab need ringi.

3.17.2.  Õmbleb toimiku dokumendid uute kaante vahele (või kasutab nöörkinnisega kaasi).

3.18.  Täiendab arhivaalide loetelu igal aastal teistelt kohtuametnikelt saadud aruannete põhjal.

3.19.  Igal aastal kontrollib üle väljastatud toimikud, fikseerib uue tagastamise tähtaja.

3.20.  Iga viie aasta tagant kontrollib üle alatise säilitustähtajaga arhivaalide olemasolu ning koostab olemikontrolli akti.

3.21.  Iga kümne aasta tagant kontrollib kõigi toimikute olemasolu ning koostab olemikontrolli akti.

3.28.Teenistuskohustuste täitmisel kohustub arhivaar:

3.28.1.  Hoidma teenistuskohustuste täitmisel talle teatavaks saanud asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teavet ja ametisaladust.

3.28.2.  Kinni pidama Tartu Maakohtu sisekorraeeskirjadest, Põlva kohtumaja kodukorrast, järgima töödistsipliini ja juhinduma teistest kohtu tegevust korraldavatest õigusaktidest.

3.28.3.  Kasutama heaperemehelikult tema kasutusse antud vara.

3.28.4.  Osalema Justiitsministeeriumi kohtuhaldustalituse, kohtudirektori või kantselei juhataja poolt määratud ametnikele mõeldud koolitusel.

3.29.  Rakendama tööks ette nähtud arvutiprogramme ja andmebaase

3.30.Täidab kohtumaja juhi, kantselei juhataja ja Tartu Ringkonnakohtu kantselei juhataja ühekordseid korraldusi. Arhivaari töö iseloomust või selle üldisest käigust tulenevaid ülesandeid täidab erikorralduseta.

4.  Vastutus

Arhivaar vastutab:

4.1. Käesolevas ametijuhendis fikseeritud teenistuskohustuste õigeaegse, korrektse ja täpse täitmise eest.

4.2. Teenistuse tõttu teatavaks saanud riigi- ja ärisaladuse, teiste inimeste perekonna- ja eraellu puutuvate andmete ning muu juurdepääsupiirangutega saadud informatsiooni hoidmise eest.

4.3. Avaliku teenistuse seadusega ametnikele seatud piirangute rikkumise eest.

4.4. Teenistuskohustuste süülise rikkumisega tekitatud kahju eest.

4.5. Avalikustamisele kuuluva teabe avalikustamise ja teabenõuete täitmise eest.

4.6. Tema kasutusse antud kohtu vara heaperemeheliku kasutamise eest.

5.  Õigused

Arhivaaril on õigus:

5.1.Saada ja kasutada teenistusülesannete täitmiseks vajalikku informatsiooni ja dokumente.

5.2. Saada teenistuseks vajalikku eri-, kutse- ja ametialast täiendkoolitust ja koolituskulude hüvitamist kohtudirektori nõusolekul.

5.3. Saada teenistusülesannete täitmiseks vajalikke töövahendeid, arvuti- ja kontoritehnikat.

5.4. Teha kohtumaja juhile ja/või kantselei juhatajale oma pädevusse kuuluvas valdkonnas ettepanekuid töö paremaks korraldamiseks.

5.5. Saada hüvitust ametiülesannete täitmiseks transpordi kasutamisest (s.h isikliku sõiduauto) tekkivate sõidukulude eest.

6.  Ametikohale esitatavad nõuded

6.1.  Keskharidus.

6.2.  Eelnev töökogemus avalikus teenistuses (soovitavalt kohtusüsteemis).

6.3.  Eesti keele ja vene keele oskus nii kõnes kui kirjas kõrgtasemel.

6.4.  Arvuti ja bürootehnika kasutamise oskus.

6.5.  Suhtlemisoskus.

6.6.  Algatusvõime ja loovus, sealhulgas võime välja töötada uusi lahendusi, muudatusi algatada, omaks võtta ja ellu viia.

6.7.  Viisakus ja hea käitumistavade järgimine.

6.8.  Korrektsus, täpsus, süsteemsus, tasakaalukus ja usaldusväärsus.

6.9.  Kohusetundlikkus, otsustus- ja vastutusvõime, s.h suutlikkus vastu võtta iseseisvalt vastu otsuseid oma ametikoha pädevuse piires, võime ette näha otsuste tagajärgi ja vastutada nende eest.

6.10.  Töövõime, s.h võime stabiilselt ja tulemuslikult töötada ka pingeolukorras, efektiivselt kasutada aega.

6.11.  Avalikku teenistust ja kohtute tööd reguleerivate õigusaktide tundmine.

6.12.  Teeninduskultuuri aluste tundmine ning oskus vältida ja lahendada konfliktsituatsioone.

7.  Ametijuhendi muutmine

Käesolevat ametijuhendit võib muuta juhtudel, kui muudatuste aluseks on kehtivad õigusaktid või vajadus tööd ümber korraldada. Ametijuhendi muutmisel arvestatakse võimaluste piires ka ametniku ettepanekutega.