Kohtuistungisekretär (Kuressaare)

KINNITATUD

Pärnu Maakohtu kohtudirektori

 16.12.2011

käskkirjaga nr 1-6/51  

PÄRNU  MAAKOHTU  KURESSAARE KOHTUMAJA KOHTUISTUNGISEKRETÄRI AMETIJUHEND

1.Üldosa

1.1 kohtuistungisekretäri nimetab ametisse ja vabastab ametist kohtudirektor;

1.2 kohtuistungisekretär allub kohtunikule, konsultandile ja kohtudirektorile;

1.3 kohtuistungisekretäri äraolekul asendab teda teine kohtuistungisekretär;

1.4 kohtuistungisekretär asendab vajadusel teist kohtuistungisekretäri;

2. Ametikoha eesmärk

Kohtutoimikute koostamine, kohtuistungite ettevalmistamine, protokollimisega seotud toimingute tegemine, menetlusdokumentide koostamine ja väljastamine,  kohtute infosüsteemi (KIS) nõuetekohane täitmine.

3. Teenistusülesanded

Kohtuistungisekretär:

3.1. saadab menetlusosalistele välja menetluses olevas kohtuasjas menetlusdokumente (hagimaterjale, kohtukutseid, kohtulahendeid, kirju jne); kontrollib nende kättejõudmist (väljastusteadete või kättesaamiskinnituste alusel) ja teavitab olukorrast kohtunikku;

3.2. registreerib, kontrollib, täiendab ja vajadusel muudab KIS-is  menetlusosaliste andmeid, s.h. kontaktandmeid;

3.3. registreerib vastavalt juhendile KIS-is kõik määratud kohtuistungid ja ärakuulamised, märkides ära kohtukoosseisu ja tõlgi osalemise;  genereerib kohtukutsed ja väljastab need ;

3.4.kutsub vajadusel kohtuistungile rahvakohtunikud, peab nende istungitel osalemise kohta arvestust ja koostab koondi, mille edastab kohtudirektorile viseerimiseks;

3.5. kannab Outlook´i kohtu veebilehel avaldamiseks kohtuistungite ajakava, täiendab seda jooksvalt vastavalt istungite toimumisaja kindlaksmääramisele, viib istungi nimekirjadesse sisse muudatused hiljemalt muudatusest teadasaamisele järgneval päeval, trükib istungite nimekirjad ning paneb istungipäeva hommikul välja kohtusaali ukse kõrvale;

3.6.sisestab Outlook´i kohtu veebilehel avaldamiseks lõpplahendi avalikult teatavaks tegemise aja ja selle muutmise viivitamata pärast selle aja kindlaksmääramist, märkides vastavalt menetlusseadustikule asja numbri, menetlusosaliste nimed ja asja üldise kirjelduse;

3.7. kontrollib Justiitsministeeriumi koduleheküljel www.kohus.ee avaldatava kohtuistungite ajakava vastavust isiklikus kalendris olevaga vähemalt korra kahe nädala jooksul;

3.8. korraldab vajadusel süüdistusaktide kättetoimetamise süüdistatavatele enne asja arutamist;

3.9.kontrollib vähemalt kaks tööpäeva enne kohtuistungi toimumist kohtukutsete kättejõudmist menetlusosalistele (väljastusteadete või kättesaamiskinnituste alusel) ja teavitab olukorrast kohtunikku;

3.10.                    kontrollib enne kohtuistungi algust kohtuistungile kutsutud isikute kohalolekut ja teavitab olukorrast kohtunikku;

3.11.                   protokollib kohtuistungid ja ärakuulamised vastavalt menetlusseadustiku nõuetele ning registreerib protokollid KIS-is koos faili lisamisega, kusjuures konfidentsiaalsetes kohtuasjades ja kinniseks kuulutatud kohtuistungite puhul protokollide faile KIS-i ei lisata;

3.12.                   pärast asja arutamist märgib kohtuistungile kutsutu nõudmisel tema kohtukutsele kohtus viibimise aja, tõestab selle oma allkirjaga ja kohtu pitsatiga;

3.13.                   võimaldab menetlusosalistel toimikuga tutvuda selleks ettenähtud korras, olles eelnevalt selleks saanud loa kohtunikult ja korrastanud toimiku; toimikuga tutvumise kannab teadete lehele;

3.14.                   tutvustab menetlusosalistele nende taotlusel kohtuistungi protokolli (vajadusel koos tõlgiga);

3.15.                   pärast kohtuasja arutamise edasilükkamist:

3.15.1.  saadab korduskutse kohtuistungile ilmumata jäänud isikutele;

3.15.2.  võtab kohalviibivatelt kohtuistungile kutsututelt allkirja kinnitamaks uue istungi aja teadmiseks võtmist;

3.15.3.  saadab vajadusel kordusnõude eelvangistuse administratsioonile eelvangistuses peetava toimetamiseks kohtuistungile;

3.16.                   köidab kõik menetluse käigus saadud ja loodud dokumendid kronoloogilises järjekorras toimikusse, nummerdab toimiku lehed, koostab sisukorra, täidab teadete lehte ja menetluskulude arvestamise lehte;

3.17.                   registreerib KIS-is kõik menetlusega seotud dokumendid (elektroonilised dokumendid laeb ka KISi) ja sündmused ning kontrollib, et nad ei jääks staatusesse „loomisel“ või „ettevalmistamisel“; lahenditel märgib KISi metainfo; jälgib ja märgib KISi kõigi kohtumenetluse kestel tehtud lahendite jõustumise,

3.18.                    vormistab kohtuistungil osalenud rahvakohtunike koondi, mille esitab kohtunikule kinnitamiseks ja siis kohtudirektorile viseerimiseks;

3.19.                    esitab menetlusosaliste kulude hüvitamise taotlused kohtunikule kohtumääruste vormistamiseks;

3.20.                    edastab e-postiga kohtudirektorile viseerimiseks Riigi Tugiteenuste Keskusele täitmiseks saadetavad, kohtumenetluse ajal tehtud kohtulahendid, mis kuuluvad viivitamatult täitmisele, olles kinnitanud saadetava lahendi ärakirja õigsust digitaalallkirjaga;

3.21.                   kui menetluse kestel tehtud lahend tuleb täitmisele saata jõustumismärkega, siis jälgib lahendi jõustumist ja saadab lahendi e-postiga kantselei töötajale,  näidates ära jõustumiskuupäeva ning kellele on vaja jõustumismärkega lahend saata;

3.22.                    saadab menetlusosalistele ning puudutatud- ja kohustatud isikutele pärast kohtulahendi tegemist kohtulahendi ärakirjad v.a. kantselei kaudu kuulutatavad kohtulahendid, tehes seda eelistatult avaliku e-toimiku kaudu või e-postiga, kinnitades saadetava lahendi ärakirja õigsust digitaalallkirjaga;

3.23.                   avaldab teated ja kutsed Ametlikes Teadaannetes;

3.24.                   kohtumenetluse lõppemisel kontrollib, et KIS oleks nõuetekohaselt täidetud, veendudes, et kõigil dokumentidel oleksid vajalikud allkirjad, vormistab nõuetekohaselt kohtutoimikud ja annab need üle kohtu kantseleisse menetlust lõpetava kohtulahendi tegemisest arvates viie päeva jooksul;

3.25.                   täidab pädevuse piires kohtuniku muid korraldusi;

3.26.                   täidab kohtuniku, kohtudirektori või konsultandi antud ühekordseid kohtutööd puudutavaid korraldusi.

4. Kohustused

Kohtuistungisekretär on kohustatud:

4.1 hoidma teenistuskohustuste täitmisel talle teatavaks saanud riigi- ja ärisaladust, teiste inimeste perekonna- ja eraelu puutuvaid andmeid ning muud asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud informatsiooni ja ametisaladust;

4.2 kinni pidama töödistsipliinist, järgima sisekorraeeskirja ja juhinduma oma ametis vajalikest õigusaktidest;

4.3 kasutama heaperemehelikult tema kasutusse antud riigivara;

4.4 osalema täiendkoolitustel;

4.5 rakendama tööks ettenähtud arvutiprogramme.

5. Õigused

Kohtuistungisekretäril on õigus:

5.1 saada oma teenistusülesannete täitmiseks vajalikke andmeid ja dokumente teistelt kohtuteenistujatelt ning asutustelt vastavalt kehtivale korrale;

5.2 nõuda teenistusülesannete täitmiseks vajalikke töövahendeid;

5.3 saada ametikohale vajalikku täiendkoolitust;

5.4 esitada konsultandile ettepanekuid ja arvamusi töö paremaks korraldamiseks.

6. Vastutus

Kohtuistungisekretär:

6.1 vastutab ametijuhendis olevate teenistusülesannete nõuetekohase, õigeaegse ja korrektse täitmise eest;

6.2   vastutab personaalsete kasutajakoodide eest.

7. Ametikohale esitatavad nõuded

7.1 keskharidus;

7.2 eri-, kutse- ja ametialane enesetäiendamine;

7.3 ametikohast tulenevaid ülesandeid reguleerivate õigusaktide põhjalik tundmine ja rakendamise oskus;

7.3 suhtlemisoskus, sealhulgas oskus koostööks avalike huvide elluviimisel;

7.4 eesti keele oskus kesktasemel ja ühe võõrkeele oskus algtasemel;

7.5 arvuti kasutamise oskus, sealhulgas ametikohal vajalike arvutiprogrammide kasutamise oskus, bürootehnika kasutamise oskus;

7.6 töövõime, sealhulgas suutlikkus etteantud aja piires tulla toime rutiinset täpsust ja korrektsust nõudvate tööülesannetega;

7.7 kohusetunne, otsustus- ja vastutusvõime;

7.8 intellektuaalne võimekus, sealhulgas võime kohaneda muudatustega, adekvaatselt mõista talle antud korraldusi, täita teenistusülesandeid iseseisvalt juhendmaterjalide alusel ning näidislahendusi järgides.

8. Ametijuhendi muutmine

Pärnu Maakohtu Kuressaare kohtumaja kohtuistungisekretäri ametijuhendit võib muuta juhtudel, kui muudatuse aluseks on kehtivad õigusaktid või muutub Pärnu Maakohtu õigusteenistuse töökorraldus.