Kohtuistungisekretär (Rapla)

KINNITATUD

Pärnu Maakohtu kohtudirektori

16.12.2011

käskkirjaga nr 1-6/51

PÄRNU  MAAKOHTU  RAPLA KOHTUMAJA KOHTUISTUNGISEKRETÄRI AMETIJUHEND

1.Üldosa

1.1 kohtuistungisekretäri nimetab ametisse ja vabastab ametist kohtudirektor;

1.2 kohtuistungisekretär allub kohtunikule, konsultandile ja kohtudirektorile;

1.3 kohtuistungisekretäri äraolekul asendab teda teine kohtuistungisekretär;

1.4 kohtuistungisekretär asendab vajadusel teist kohtuistungisekretäri;

2. Ametikoha eesmärk

Kohtutoimikute koostamine, kohtuistungite ettevalmistamine, protokollimisega seotud toimingute tegemine,  kohtute infosüsteemi nõuetekohane täitmine.

3. Teenistusülesanded

Kohtuistungisekretär:

3.1.saadab kohtuniku korraldusel menetlusosalistele välja menetluses olevas kohtuasjas menetlusdokumente: hagimaterjale, kirju, kohtukutseid, kohtulahendeid (tehes seda võimalusel AET-i kaudu või e-postiga, kusjuures kinnitades saadetava lahendi ärakirja õigsust digitaalallkirjaga); laseb etapeerida vahialused kohtusse.

3.2. kontrollib, täiendab ja vajadusel muudab KIS-is sisestatud menetlusosaliste andmeid, s.h. kontaktandmeid;

3.3. kutsub vastavalt kohtumenetluse seadustikele kohtuistungile menetlusosalised, tunnistajad, eksperdid ja tõlgid;

3.4. teavitab mõistliku aja jooksul ette kohtu vanemtõlki istungil kohtutõlgi osalemise vajadusest;

3.5. kutsub vajadusel kohtuistungile rahvakohtunikud, peab nende istungitel osalemise kohta

arvestust;

3.6. kannab MS Outlooki kohtuistungite ajakava, täiendab seda jooksvalt vastavalt istungite toimumisaja kindlaksmääramisele, viib istungi nimekirjadesse sisse muudatused hiljemalt muudatusest teadasaamisele järgneval päeval, trükib istungite nimekirjad ning paneb istungipäeva hommikul välja kohtusaali ukse kõrvale;

3.7. sisestab Outlook´i põhiselt lõpplahendi avalikult teatavaks tegemise aja ja selle muutmise viivitamata pärast selle aja kindlaksmääramist, märkides asja numbri, menetlusosaliste nimed ja asja üldise kirjelduse;

3.8. registreerib KIS-is kõik määratud kohtuistungid ja ärakuulamised, märkides ära kohtukoosseisu ja tõlgi osalemise vastavalt KIS-i juhendi järgi;

3.9. kontrollib Justiitsministeeriumi koduleheküljel www.kohus.ee avaldatava kohtuistungite ajakava vastavust isiklikus kalendris olevaga vähemalt korra kahe nädala jooksul;

3.10. korraldab vajadusel (süüdistusaktide), kohtu alla andmise määruse kättetoimetamise kohtualustele enne asja arutamist;

3.11. kontrollib vähemalt kaks tööpäeva enne kohtuistungi toimumist kohtukutsete kättejõudmist menetlusosalistele (väljastusteadete või kättesaamiskinnituste alusel) ja teavitab olukorrast kohtunikku;

3.12.  kontrollib enne kohtuistungi algust kohtuistungile kutsutud isikute kohalolekut ja teavitab olukorrast kohtunikku;

3.13. protokollib kohtuistungid ja ärakuulamised lähtuvalt kehtivast menetlusseadustikust ning registreerib protokollid KIS-is koos faili lisamisega, kusjuures konfidentsiaalsetes kohtuasjades ja kinniseks kuulutatud kohtuistungite puhul protokollide faile KIS-i ei lisata;

3.14 käib vajadusel koos kohtunikuga paikvaatlustel ja koostab vaatlusprotokolli;

3.15. pärast asja arutamist märgib kohtuistungile kutsutu nõudmisel tema kohtukutsele kohtus

viibimise aja, tõestab selle oma allkirjaga ja kohtu pitsatiga;

3.16. võimaldab menetlusosalistel toimikuga tutvuda selleks ettenähtud korras;  saades selleks loa kohtunikult ja kontrollides üle, et toimik oleks tutvumiseks korras ning toimikuga tutvumise kannab teadete lehele;

3.17. tutvustab menetlusosalistele nende taotlusel kohtuistungi protokolli (vajadusel koos tõlgiga);

3.18. pärast kohtuasja arutamise edasilükkamist:

3.18.1. saadab korduskutse kohtuistungile ilmumata jäänud isikutele;

3.17.2. võtab kohalviibivatelt kohtuistungile kutsututelt allkirja kinnitamaks uue istungi aja

teadmiseks võtmist;

3.18.3. saadab vajadusel kordusnõude eelvangistuse administratsioonile eelvangistuses peetava toimetamiseks kohtuistungile;

3.19. köidab kõik menetluse käigus saadud ja loodud dokumendid kronoloogilises järjekorras

toimikusse, nummerdab toimiku lehed, koostab sisukorra ja täidab teadete lehte; märgib toimiku peale sh toimiku säilitamise aja;

3.20. registreerib KIS-is kõik menetlusega seotud dokumendid (vajadusel laeb elektroonilised ka üles) ja sündmused, kontrollides, et KIS-i ei jääks „Dokumentide“ alla staatusega „loomisel“ või „ettevalmistamisel“ dokumente;

3.21. edastab vajadusel elektrooniliselt teadaandeid Ametlikesse Teadaannetesse;

3.22. vormistab nõuetekohaselt kohtuistungil osalenud rahvakohtunike ja tunnistajate kulude hüvitamise taotlused ja edastab need Riigi Tugiteenuste Keskusele saatmiseks kantseleisse;

3.23. edastab kohtudirektorile viseerimiseks Riigi Tugiteenuste Keskusele täitmiseks saadetavad, kohtumenetluse ajal tehtud kohtumäärused, jälgides jõustumist ja lisades määrusele jõustumismärke;

3.24. vormistab menetluse lõppemisel nõuetekohaselt kohtutoimikud ja annab need üle kohtu kantseleisse menetlust lõpetava kohtulahendi tegemisest arvates viie päeva jooksul;

3.25. puhastab avalikustatavad kohtulahendid isikuandmetest ja salvestab  kohtulahendid PDF-formaadis selleks ettenähtud kausta võrgukettal (O-kettal) hiljemalt kahe nädala jooksul lahendit sisaldava kohtutoimiku kantseleisse üleandmisest; 

3.26. vormistab menetluse lõppemisel nõuetekohaselt kohtutoimikud, veendudes, et kõigil dokumentidel oleksid vajalikud allkirjad ja annab need üle kohtu kantseleisse menetlust lõpetava kohtulahendi tegemisest arvates viie päeva jooksul;

3.27. täidab pädevuse piires kohtuniku muid korraldusi;

3.28.  täidab kohtuniku, kohtudirektori või  konsultandi antud ühekordseid kohtutööd puudutavaid korraldusi.

4. Kohustused

Kohtuistungisekretär on kohustatud:

4.1 hoidma teenistuskohustuste täitmisel talle teatavaks saanud riigi- ja ärisaladust, teiste inimeste perekonna- ja eraelu puutuvaid andmeid ning muud asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud informatsiooni ja ametisaladust;

4.2 kinni pidama töödistsipliinist, järgima sisekorraeeskirja ja juhinduma oma ametis vajalikest õigusaktidest;

4.3 kasutama heaperemehelikult tema kasutusse antud riigivara;

4.4 osalema täiendkoolitustel;

4.5 rakendama tööks ettenähtud arvutiprogramme.

5. Õigused

Kohtuistungisekretäril on õigus:

5.1 saada oma teenistusülesannete täitmiseks vajalikke andmeid ja dokumente teistelt kohtuteenistujatelt ning asutustelt vastavalt kehtivale korrale;

5.2 nõuda teenistusülesannete täitmiseks vajalikke töövahendeid;

5.3 saada ametikohale vajalikku täiendkoolitust;

5.4 esitada konsultandile ettepanekuid ja arvamusi töö paremaks korraldamiseks.

6. Vastutus

Kohtuistungisekretär:

6.1 vastutab ametijuhendis olevate teenistusülesannete nõuetekohase, õigeaegse ja korrektse täitmise eest;

6.2   vastutab personaalsete kasutajakoodide eest.

7. Ametikohale esitatavad nõuded

7.1 keskharidus;

7.2 eri-, kutse- ja ametialane enesetäiendamine;

7.3 ametikohast tulenevaid ülesandeid reguleerivate õigusaktide põhjalik tundmine ja rakendamise oskus;

7.3 suhtlemisoskus, sealhulgas oskus koostööks avalike huvide elluviimisel;

7.4 eesti keele oskus kesktasemel ja ühe võõrkeele oskus algtasemel;

7.5 arvuti kasutamise oskus, sealhulgas ametikohal vajelike arvutiprogrammide kasutamise oskus, bürootehnika kasutamise oskus;

7.6 töövõime, sealhulgas suutlikkus etteantud aja piires tulla toime rutiinset täpsust ja korrektsust nõudvate tööülesannetega;

7.7 kohusetunne, otsustus- ja vastutusvõime;

7.8 intellektuaalne võimekus, sealhulgas võime kohaneda muudatustega, adekvaatselt mõista talle antud korraldusi, täita teenistusülesandeid iseseisvalt juhendmaterjalide alusel ning näidislahendusi järgides.

8. Ametijuhendi muutmine

Pärnu Maakohtu Rapla kohtumaja kohtuistungisekretäri ametijuhendit võib muuta juhtudel, kui muudatuse aluseks on kehtivad õigusaktid või muutub Pärnu Maakohtu õigusteenistuse töökorraldus.